Pengertian HRIS, Fungsi, Fitur, dan Jenisnya
 |
| HRIS (Human Resource Information System) |
A. Pengertian HRIS (Human Resource Information System)
HRIS (Human Resource Information System) atau HRMS (Human Resource Management Software) adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan SDM melalui sistem yang tersentralisasi. Demikian, HRIS merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola administrasi HR menggunakan teknologi dengan cara yang mudah dan efektif.
Melalui HRIS, manajer HRD dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi mana yang bisa dilihat oleh karyawan, dan mana yang hanya boleh diakses oleh manajemen.
B. Fungsi HRIS (Human Resource Information System)
1. Meningkatkan keamanan data karyawan
Data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya boleh diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Sistem HRM memungkinkan manajer HRD untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses informasi dalam sistem, sehingga risiko pencurian data dapat diminimalkan.
2. Memudahkan pendistribusian gaji
HRM software menjadikan proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Human error yang sering menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji dapat diminimalkan, sebab sistem menghitungnya sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Bukti penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajer juga dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).
3. Memonitor kinerja karyawan
Sistem HRM memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Manajer HRD dapat menetapkan KPI untuk setiap karyawan dan kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini tentunya juga akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan.
4. Menghemat biaya operasional HRD
HRIS membantu meringankan biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.
5. Menyederhanakan proses rekrutmen
Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat ditangani dengan mudah menggunakan HRIS. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.
6. Membantu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan
HRM software membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat ditinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum. Manajemen dapat melakukan tindakan dengan lebih cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.
C. Fitur Utama HRIS (Human Resource Information System)
Setiap sistem HRM memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang lengkap dan canggih di antaranya,
1. Manajemen Penggajian
Ini mungkin merupakan fitur yang paling krusial dalam sistem HRM. Pendistribusian gaji dalam suatu perusahaan bisa sangat kompleks, karena setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda. Fitur Payroll Management membantu membuatnya menjadi jauh lebih sederhana.
Dengan fitur ini, gaji karyawan dihitung secara otomatis berdasarkan kehadiran, jam kerja, kinerja, dan potongan pajak sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji sangat minim. Slip gaji dapat dibuat secara digital dan tersimpan dengan baik di sistem. Laporan terkait gaji setiap karyawan dapat ditinjau dalam satu layar sehingga manajer HRD dapat dengan mudah memastikan tidak ada satupun yang terlewatkan.
2. Manajemen Rekrutmen
Dengan fitur ini, manajer HRD dapat dengan mudah menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen; verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan. Dengan fungsi drag and drop, manajer dapat memindahkan kandidat dari satu tahapan ke tahapan lainnya.
3. Manajemen Waktu & Kehadiran
Sistem HRM yang baik dapat diintegrasikan dengan RFID atau sistem kehadiran biometrik, sehingga perusahaan tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawannya menggunakan kertas atau spreadsheet. Kehadiran, jam kerja, dan cuti karyawan, semuanya tercatat di sistem, sehingga gaji setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat. Karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti mereka di sistem.
4. Manajemen Penilaian
HRIS membuat proses evaluasi karyawan berjalan dengan lebih praktis. Manajer dapat membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan. Beberapa jenis evaluasi dapat dibuat; evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.
5. Manajemen Keuangan
Berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan oleh karyawan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini. Manajer dapat membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan oleh setiap karyawan setiap waktu. Ini akan memudahkan manajemen dalam mengontrol biaya juga.
6. Manajemen Pajak
Sistem HRM yang baik seharusnya memiliki fitur Tax Management yang terlokalisasi. Seluruh informasi keuangan dan pajak PPh 21 karyawan, mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan semestinya dapat ditinjau melalui sistem.
7. Laporan Analitik
Sistem HRM yang baik memungkinkan manajer HRD untuk membuat berbagai laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian, dan lain-lain hanya dalam hitungan menit. Laporan juga dapat dibuat dalam beberapa format; diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.
D. Jenis HRIS (Human Resource Information System)
1. Berdasarkan Fungsi
Karena dinamika dan pola kerja yang dimiliki tiap perusahaan berbeda-beda, HRIS memiliki 3 jenis software yang paling umum atau sering digunakan berdasarkan fungsinya.
a. Human Resource Information System (HRIS)
Jenis HRIS ini adalah software yang memiliki manfaat untuk mengelola kebijakan dan prosedur untuk dijadikan karyawan sebagai pedoman dalam kelancaran bekerja. Selain itu, HRIS Software dapat membantu perusahaan dalam membuat dan mengelola informasi karyawan yang dapat dengan mudah diakses.
Dengan memanfaatkan jenis HRIS Software, terdapat beberapa kemudahan yang bisa digunakan perusahaan di antaranya,
a) Melakukan rekrutmen dan pelacakan calon karyawan menggunakan sistem ATS
b) Membuat program pelatihan karyawan
c) Menyusun alur kerja
d) Pengelolaan dan manajemen absensi
e) Self Service untuk kandidat, karyawan, ataupun manajer
f) Menyusun laporan tahunan
b. Human Capital Management (HCM)
Jenis kedua adalah HCM atau Human Capital Management adalah sistem yang lebih besar atau lengkap dari pada HRIS Software. Pada dasarnya HCM juga termasuk ke dalam HRIS dengan menambahkan kemampuan atau kemudahan yang ditawarkan yaitu manajemen bakat. Berikut ini terdapat solusi yang ditawarkan dari jenis HCM di antaranya,
a) HRIS
b) Perencanaan suksesi perusahaan
c) Onboarding
d) Perencanaan gaji
e) HR Global
f) Analitik
c. Human Resource Management System (HRMS)
Terakhir adalah solusi dari jenis Human Resource Management System (HRMS). Biasanya, fitur yang terdapat dari solusi HRMS ini berisi dari fitur HIRS yang menyertakan beberapa elemen dari solusi HCM. Fungsi utama dari solusi HRMS adalah untuk membantu dalam pengelolaan manajemen waktu kerja yang akan diintegrasikan dalam proses pengelolaan gaji karyawan.
Jika dilihat dari manfaat dari HRIS dan HCM di atas, kedua solusi tersebut lebih berorientasi pada pengorganisasian informasi karyawan. Berbeda dengan HRMS yang memungkinkan untuk menawarkan alat atau tools perencanaan dan penilaian.
Umumnya, HRMS memiliki dua karakteristik, yang pertama adalah payroll dan kedua adalah manajemen waktu dan tenaga kerja (Time & Labor Management). Namun, perlu diperhatikan bahwa tidak semua solusi HRMS menawarkan kemampuan untuk penjadwalan.
2. Berdasarkan Ruang Lingkup
a. Operational HRIS
Seperti pada penjelasan di atas bahwa HRIS adalah sistem operasional yang menyediakan seluruh data karyawan perusahaan. Terdapat beberapa jenis yang termasuk ke dalam operational HRIS di antaranya,
a) Employee Information System (EIS)
b) Position Control System (PCS)
c) Performance Management Information System (PMIS)
d) Applicant Selection and Placement Information System (ASPIS)
e) Government Reporting and Compliance Information System
b. Tactical HRIS
Pada tactical HRIS ini dapat membantu manajemen HR dalam mengambil keputusan rekrutmen karyawan, analisis pekerjaan, learning and development, serta kompensasi karyawan. Tactical HRIS memiliki beberapa jenis di antaranya,
a) Job Analysis and Design Information Systems
b) Recruiting Information Systems
c) Compensation and Benefits Information Systems
d) Employee Training and Development Systems
c. Strategic HRIS
Strategic HRIS lebih memfokuskan pada negosiasi, perencanaan dan pengembangan karyawan, serta software yang dipergunakan untuk mendukung dalam beberapa posisi tertentu. Strategic HRIS memiliki beberapa turunan jenis di antara,
a) Information System Supporting Workforce Planning
b) Specialized Human Resource Information System Software
c) Information Systems Supporting Labor Negotiations
d. Comprehensive HRIS
Comprehensive HRIS adalah sistem pengoperasian yang menggunakan komputer untuk menghasilkan SDM yang terintegrasi dan komprehensif untuk mengoptimalkan data dan posisi karyawan, menganalisis perencanaan kerja, dan deskripsi pekerjaan pada masing-masing posisi. Data tersebut nantinya akan dikelola untuk menghasilkan data yang komprehensif
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian HRIS, Fungsi, Fitur, dan Jenisnya"