Pengertian Manajemen Waktu, Aspek, Karakteristik, Pengelolaan, Manfaat, dan Hambatannya
 |
| Manajemen Waktu |
A. Pengertian Manajemen Waktu
Manajemen waktu adalah suatu metode atau cara untuk memanfaatkan dan mengatur setiap bagian waktu dalam mengerjakan aktivitas yang sudah direncanakan dan harus diselesaikan dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan. Tujuannya agar dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien. Sementara efektivitas dalam sebuah pekerjaan bisa dilihat dari tercapainya tujuan atau target yang sudah ditetapkan dalam manajemen waktu sebelumnya.
Manajemen waktu tidak akan mudah dicapai apabila tidak adanya kemampuan untuk memperhatikan mana hal yang harus diutamakan dan mana yang bisa untuk dilaksanakan di waktu lainnya. Manajemen waktu memiliki peran di dunia jika dilihat dari sudut pandang mana pun. Karena kemampuan manajemen waktu sangat diperlukan oleh manajer-manajer, karyawan-karyawan, hingga orang-orang yang bekerja dengan waktu. Sementara manfaat manajemen waktu adalah menjadikan seseorang untuk lebih mampu mengendalikan waktu yang dimilikinya untuk dimanfaatkan semaksimal mungkin dalam melaksanakan sesuatu.
Menurut hukum Pareto 20/80, 20% adalah waktu yang digunakan untuk bekerja secara efisien, sedangkan 80% nya tidak. Lalu kenapa hanya 20% saja yang efektif? Dan bagaimana cara meningkatkan efektivitas waktu yang digunakan? Berdasarkan hukum Pareto, jika semakin banyak waktu kerja yang efektif, maka semakin banyak pula pekerjaannya. Namun hal ini dinilai tidak benar, banyaknya dan kualitas tugas yang dikerjakan dipengaruhi oleh profesionalisme, kualifikasi, dan pengalaman. Untuk mencapai efisiensi yang baik, perlu landasan yang kokoh seperti, motivasi yang tinggi dan juga minat.
Manajemen Waktu Menurut Para Ahli
1. Atkinson, manajemen waktu adalah suatu jenis keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan tindakan seseorang yang dilakukan secara terencana agar individu dapat memanfaatkan waktunya dengan sebaik-baiknya.
2. Haynes, manajemen waktu adalah suatu proses pribadi dengan memanfaatkan analisis dan perencanaan dalam menggunakan waktu untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
3. Forsyth, manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat waktu menjadi terkendali sehingga menjamin terciptanya sebuah efektivitas dan efisiensi juga produktivitas.
4. Taylor, manajemen waktu adalah pencapaian sasaran utama kehidupan sebagai hasil utama kehidupan sebagai hasil dari menyisihkan kegiatan-kegiatan yang tidak berarti yang sering memakan banyak waktu.
5. Davidson, manajemen waktu adalah cara memanfaatkan waktu dengan baik di mana seseorang mampu menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat dan bekerja lebih cerdas.
6. Leman, manajemen waktu adalah penggunaan dan pemanfaatan waktu sebaik-baiknya, seoptimal mungkin dengan melakukan perencanaan aktivitas secara terorganisir dan matang. Dengan time management yang baik seseorang bisa merencanakan dan menggunakan waktu dengan efektif dan efisien, baik itu jangka pendek maupun jangka panjang.
B. Aspek Manajemen Waktu
Manajemen waktu terdiri dari beberapa aspek menurut Atkinson (1994) di antaranya,
1. Menetapkan Tujuan. Menetapkan tujuan dapat membantu individu untuk memfokuskan perhatian terhadap pekerjaan yang akan dijalankan, fokus terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai serta mampu merencanakan suatu pekerjaan dalam batasan waktu yang disediakan.
2. Menyusun Prioritas. Menyusun prioritas perlu dilakukan mengingat waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama. Urutan prioritas dibuat berdasarkan peringkat, yaitu dari prioritas terendah hingga pada prioritas tertinggi. Urutan prioritas ini dibuat dengan mempertimbangkan hal mana yang dirasa penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
3. Menyusun Jadwal. Aspek lainnya dalam manajemen waktu adalah membuat susunan jadwal. Jadwal merupakan daftar kegiatan yang akan dilaksanakan beserta urutan waktu dalam periode tertentu. Fungsi pembuatan jadwal adalah menghindari bentrokan kegiatan, menghindari kelupaan, dan mengurangi ketergesaan.
4. Bersikap Asertif. Sikap asertif dapat diartikan sebagai sikap tegas untuk berkata "Tidak" atau menolak suatu permintaan atau tugas dari orang lain dengan cara positif tanpa harus merasa bersalah dan menjadi agresif.
5. Bersikap Tegas. Tegas merupakan strategi yang diterapkan guna menghindari pelanggaran hak dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi efektivitas penggunaan waktu.
6. Menghindari Penundaan. Penundaan merupakan penangguhan suatu hal hingga terlambat dikerjakan. Penundaan dalam pelaksanaan tugas dapat menyebabkan ketidakberhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, kemudian merusak jadwal kegiatan yang telah disusun secara apik serta mengganggu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
7. Meminimalkan Waktu yang Terbuang. Pemborosan waktu mencakup segala kegiatan yang menyita waktu dan kurang memberikan manfaat yang maksimal. Hal tersebut sering menjadi penghalang bagi individu untuk mencapai keberhasilannya karena sering membuat individu menunda melakukan kegiatan yang penting.
C. Karakteristik Manajemen Waktu
Karakteristik manajemen waktu yang sukses di antaranya,
1. Evaluasi
Luangkan beberapa hari untuk mencatat waktu yang telah digunakan untuk mengerjakan tugas sehari-hari. Tentukan apa yang ingin dicapai, kemudian tandai aktivitas yang tidak termasuk dalam kategori tersebut. Catat apa saja yang mengganggu atau menghalangi dalam pencapaian tujuan secara tepat waktu. Catat juga tugas-tugas yang bisa disederhanakan untuk menghemat waktu.
2. Rencana dan prioritas
Luangkan waktu di awal hari dan di malam hari setiap hari untuk membuat rencana dengan memprioritaskan tugas berdasarkan tujuan yang ingin dicapai. Jika ada proyek besar, bagi menjadi proyek-proyek kecil supaya tidak kewalahan. Bawalah kemanapun agenda atau jadwal agar tetap fokus dan ingat dengan hal-hal yang ingin dikerjakan. Ketika di penghujung hari ada tugas yang belum selesai, jangan panik. Pindahkan tugas yang belum selesai ke hari berikutnya.
3. Eliminasi pencurian waktu
Hapus gangguan-gangguan yang mengganggu produktivitas keseharian kamu. Jadwalkan beberapa waktu untuk menjawab email, membalas panggilan telepon atau sms. Kecuali jika ada panggilan darurat terjadi. Hal ini untuk menghindari gangguan oleh panggilan dan pesan yang datang sepanjang hari. Hindari juga menyelam ke dalam media sosial di saat jam kerja. Kurangi mengobrol dengan rekan kerja supaya tujuan yang ingin kamu capai bisa terwujud.
4. Delegasi
Jika ada proyek yang besar, delegasikan tugas kepada bawahan atau rekan kerja. Hal ini memungkinkan rekan kerja atau bawahan kamu mempelajari keterampilan baru, selain itu hal ini juga tidak akan menghabiskan waktu kamu seharian. Jika ada rekan kerja atau bawahan yang siap membantu, jangan tolak, terima bantuan tersebut untuk menghemat waktu.
5. Katakan tidak
Belajarlah untuk mengatakan tidak dengan cara yang sopan. Hal ini berlaku untuk menolak pekerjaan atau aktivitas tambahan yang tidak sesuai dengan tujuan kamu. Bergabung dengan teman-teman hanya karena merasa tidak enak dapat menghabiskan waktu berharga kamu yang lebih baik digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas penting.
6. Rehat
Beristirahat merupakan hal yang penting bagi setiap manusia. Buatlah jadwal untuk beristirahat dan menjernihkan pikiran. Rencanakan olahraga yang teratur dan masukkan ke dalam rutinitas harian atau mingguan kamu supaya tetap sehat dan bugar. Konsumsi juga makanan-makanan yang sehat dan hindari junk food yang bisa menyebabkan lesu dan kurang fokus. Berhentilah bekerja jika sudah merasa lelah, jangan sampai pekerjaan juga memakan waktu istirahat kita yang berharga.
D. Pengelolaan Manajemen Waktu
Menurut Haynes (1994), pengelolaan waktu secara efektif dan efisien dapat dilakukan dengan beberapa langkah sebagai berikut:
1. Perencanaan Waktu
Perencanaan diartikan sebagai suatu proses untuk menentukan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dengan mengambil langkah-langkah yang tepat dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam artian ini perencanaan waktu merupakan penentuan waktu yang tepat agar sesuai dan tepat dengan tujuan yang direncanakan berkaitan dengan waktu, maka rencana membuat jadwal bisa harian, mingguan, dan bulanan. Rencana dibuat dengan menitikberatkan prioritas kerja seseorang. Ciri-ciri perencanaan waktu di antaranya,
a. Jelas, dalam mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan. Jadwal kegiatan harus didistribusikan secara harian, mingguan, dan bulanan sehingga seseorang dapat mengerjakan tugas yang diembannya.
b. Realistis, dalam arti berdasarkan pemikiran dalam mengatur jadwal, bila Anda baru saja menyelesaikan tugas, jangan memaksa diri untuk menyelesaikan tugas yang selanjutnya. Jadi, jangan sampai Anda terkekang dengan jadwal yang Anda buat tersebut.
c. Fleksibel, dalam artian ini, jadwal kegiatan yang telah dibuat hendaknya dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi serta dapat mengantisipasi perubahan yang ada.
d. Berkesinambungan, dalam arti perencanaan jadwal kegiatan pimpinan berjalan terus menerus sehingga stagnan atau berhenti pada periode tertentu.
2. Pengorganisasian Waktu
Pengorganisasian diartikan sebagai suatu perintah untuk mengalokasikan sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terstruktur kepada setiap individu dan kelompok agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dalam hal ini pengorganisasian waktu adalah kegiatan mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisis kegiatan dan mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengorganisasikan waktu yang dimiliki di antaranya,
a. Membuat daftar kerja yang dilakukan.
b. Menetapkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
c. Mengatur jumlah yang terlibat dalam tugas tersebut.
d. Menetapkan/menentukan skala prioritas pada kegiatan penting dan mendesak, juga terhadap kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda.
3. Pengkoordinasian Waktu
Pengkoordinasian adalah suatu usaha untuk mengkoordinasikan dan mengarahkan orang lain atau diri sendiri agar mau bekerja secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana dan tujuan yang diinginkan. Dalam hal ini pengkoordinasian waktu adalah kegiatan untuk mengkoordinasikan dan menyelaraskan kegiatan agar kegiatan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta sesuai dengan perencanaan waktu yang telah dibuat serta tujuan yang diinginkan.
4. Pengawasan Waktu
Pengawasan adalah kegiatan untuk memastikan apakah semua pekerjaan telah berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dalam hal ini pengawasan waktu adalah kegiatan untuk menyesuaikan jadwal kegiatan dengan yang telah direncanakan sebelumnya. Tujuannya adalah untuk mengoreksi jadwal yang tidak sesuai dengan rencana, ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang hasilkan pada masing-masing kegiatan.Ini dijadikan sebagai bahan pertimbangan menyusun jadwal selanjutnya.
E. Manfaat Manajemen Waktu
Berikut beberapa manfaat manajemen waktu dalam organisasi di antaranya,
1. Membantu individu atau organisasi dalam menentukan prioritas. Misalnya menentukan tingkat urgensi melakukan sebuah aktivitas
2. Membantu mengurangi kecenderungan untuk menunda-nunda pekerjaan yang harus diselesaikan
3. Dapat membantu untuk mencegah terjadinya bentrok waktu dalam mengerjakan dua atau lebih pekerjaan dalam waktu yang bersamaan
4. Membantu proses evaluasi terhadap hasil pekerjaan individu atau organisasi
Sedangkan untuk kehidupan pribadi, manajemen waktu yang baik dapat dilihat dari alokasi waktu untuk pekerjaan dan juga untuk kehidupan pribadi di luar pekerjaan. Berikut ini manfaat time management bagi kehidupan pribadi di antaranya,
1. Kemampuan individu dalam mencapai produktivitas dan efisiensi yang lebih besar
2. Memiliki reputasi profesional yang lebih baik
3. Terhindar dari tekanan atau stres akan berkurang
4. Membantu meningkatkan peluang dalam mencapai kesuksesan
5. Memiliki keseimbangan dalam kehidupan pribadi dan kesempatan karier yang lebih baik
F. Hambatan Manajemen Waktu
Menurut Herawati (2008), terdapat beberapa hambatan yang sering ditemukan dalam memanajemen waktu di antaranya,
1. Mendahulukan pekerjaan yang dicintainya, baru kemudian mengerjakan pekerjaan yang kurang diminatinya.
2. Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum mengerjakan pekerjaan yang sulit.
3. Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya, sebelum menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan waktu yang lama.
4. Mendahulukan pekerjaan darurat/mendesak, sebelum menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang penting.
5. Melakukan aktivitas yang mendekatkan mereka pada tujuan atau mendatangkan kemaslahatan bagi diri mereka.
6. Menunggu batas waktu (mepet) untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung-jawabnya.
7. Skala prioritas disusun tidak berdasarkan kepentingannya, tetapi berdasarkan urutan.
8. Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Manajemen Waktu, Aspek, Karakteristik, Pengelolaan, Manfaat, dan Hambatannya"