KMS: Pengertian, Komponen, Siklus, Piramida Kognitif, Model, dan Manfaatnya
 |
| KMS (Knowledge Management System) |
Pengertian KMS
Pengetahuan baru mengenai sebuah organisasi tentunya akan selalu ada dan terus berkembang. KMS (Knowledge Management System) adalah metode pengidentifikasian, pengumpulan, dan mendorong penggunaan pengetahuan yang ada dalam perusahaan untuk membantu perusahaan memenangkan persaingan bisnis.
Demikian, agar pengetahuan tersebut terpelihara dan memberikan manfaat, maka diperlukan sistem yang bisa mengolahnya. Dengan segala sistem TI, Knowledge Management System ini membantu SDM yang ada pada perusahaan agar dapat memaksimalkan kinerjanya.
Baca Juga: Pengertian Kinerja, Indikator, Faktor, dan Kinerja yang Baik
Adapun tujuannya adalah guna meningkatkan dan memaksimalkan produktivitas para pekerjanya. Sehingga hasil kerja mereka berdampak langsung terhadap kepuasan customer, serta mampu bersaing baik secara kualitas maupun kuantitas.
Komponen KMS
Terdapat tiga faktor utama dalam knowledge management di antaranya,
1. People
People merupakan orang-orang yang mempunyai pengetahuan, mengelola sistem tersebut, serta berkomitmen pada proses yang melibatkan pengetahuan untuk organisasi. Aktivitas berbagi membuat penyebaran pengetahuan bisa dibangun.
2. Process
Process memastikan implementasi dari knowledge management berjalan dengan semestinya dengan cara menyelaraskan prinsip, strategi, praktik, dan proses.
3. Technology
Technology adalah media knowledge management system yang memerlukan orang berkompeten untuk mengurusnya. Dalam proses implementasi diperlukan beragam alat untuk memfasilitasi komunikasi, konten manajemen, serta kolaborasi.
Hal tersebut bertujuan untuk mendukung knowledge capture, dissemination, sharing, dan application. Teknologi berperan sebagai peran pendukung yang mendorong people melakukan tugasnya.
Siklus KMS
Berikut siklus knowledge management dalam penelitian “Bridging Knowledge Management Life Cycle Theory and Practice” oleh Max Evans bersama Natasha Ali.
1. Identifikasi
Tahap identifikasi mencari aset pengetahuan, bisa dalam bentuk dokumen secara fisik maupun elektronik dalam sebuah organisasi. Untuk menemukan dasar utama pengetahuan, bukti implisit atau eksplisit dicari tahu lewat brainstorming dan analisis bersama.
Analisis dan asesmen aset dilakukan dengan cara yang berkualitas dan relevan berdasarkan aturan yang berlaku.
Baca Juga: Pengertian Intelektual Capital, Karakteristik, Komponen, Pengukuran, dan Teorinya
2. Pembuatan (Create)
Data serta informasi dalam aset pengetahuan di tahap sebelumnya diolah menjadi pengetahuan baru. Pembaruan pengetahuan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang kurang. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk membuat pengetahuan baru.
Contohnya yaitu analisis alur kerja dan informasi, pemetaan proses, dan pembuatan prototipe. Pembuatan aset pengetahuan ini mengikuti panduan yang sama seperti analisis dan asesmen tahap identifikasi.
3. Penyimpanan (Store)
Jika sebuah pengetahuan dianggap berharga, maka akan disimpan dalam organisasi sebagai komponen yang aktif. Aset pengetahuan disimpan dengan terstruktur sehingga bisa diambil dan dibagi secara bertanggung jawab oleh pengurus organisasi.
Satu hal yang perlu diingat dalam tahap ini adalah pengetahuan tidak boleh bocor dan diketahui oleh kompetitor.
4. Pembagian (Share)
Dari tempat penyimpanan, aset pengetahuan dibagikan dan disosialisasikan. Proses ini harus diperhatikan agar semua karyawan dapat memahami pengetahuan dengan baik. Penting untuk menggunakan media yang tepat untuk menyalurkan pengetahuan.
Perusahaan yang sudah berpengalaman akan memiliki saluran komunikasi yang lebih efisien dan efektif. Hal tersebut dapat mempercepat waktu penyebarluasan pengetahuan. Tahap ini bisa dikatakan sebagai penghubung aliran pengetahuan dari hulu ke hilir.
5. Penggunaan (Use)
Pengetahuan yang sudah dibagi dapat digunakan untuk membuat keputusan, memecahkan masalah, mengembangkan pemikiran yang inovatif, dan meningkatkan efisiensi pekerjaan di sebuah organisasi. Di tahap ini mungkin diperlukan bantuan ahli agar penerapan ilmu bisa dilakukan dengan efisien.
Baca Juga: Pengertian Decision Making, Tujuan, Dasar, Faktor, Gaya, Proses, dan Caranya
6. Pembelajaran (Learn)
Aset pengetahuan juga bisa menjadi dasar membuat pengetahuan baru lainnya untuk menyempurnakan yang sudah ada. Penggunaan pengetahuan dalam rangka pemahaman kontekstual akan dianggap sebagai pengalaman berharga oleh karyawan.
Ada beberapa tindakan dalam tahap ini, yaitu menghubungkan, mengintegrasikan, menggabungkan, serta menginternalisasikan pengetahuan.
Jika sebuah aset pengetahuan bermanfaat, maka akan diteruskan ke tahap selanjutnya, yaitu peningkatan penyempurnaan. Namun, jika manfaat dari aset pengetahuan kurang lengkap, maka siklus diulang dari tahap awal.
7. Improvisasi (Improve)
Aset pengetahuan kembali disimpan atau bisa juga direferensikan. Hal tersebut dilakukan agar nilainya bermanfaat untuk masa mendatang. Peningkatan ini mencakup pengarsipan untuk tetap digunakan atau transfer untuk digunakan lebih lanjut.
Piramida Kognitif KMS
Piramida kognitif knowledge management system mengilustrasikan bagaimana informasi bisa diolah menjadi sebuah pengetahuan, kemudian dijadikan dasar untuk memutuskan sesuatu.
1. Data. Data merupakan elemen yang paling dasar karena sama sekali belum diproses. Elemen mentah ini belum bisa digunakan. Contohnya yaitu kata, angka, tabel, kode, dan basis data.
2. Informasi. Informasi adalah hasil dari data yang diproses, sehingga sudah memiliki makna. Contohnya yaitu ide, gagasan, konsep, dan pertanyaan.
3. Pengetahuan. Pengetahuan merupakan informasi yang dikumpulkan untuk diorganisir, kemudian dipahami. Contoh pengetahuan yaitu teori, fakta, dan kerangka kerja.
4. Kebijakan. Kebijakan yaitu penerapan pengetahuan yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Model KMS
Menurut Hirakata Takeuchi dan Ikujiro Nonaka, pengetahuan memiliki karakter yang dinamis serta bisa berubah bentuk dari explicit menjadi tacit, dan sebaliknya. Mereka membuat model penciptaan pengetahuan yang memudahkan organisasi untuk memprosesnya.
Model knowledge management system atau model dimensi milik mereka dinamakan Model Dimensi Pengetahuan SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization).
1. Socialization. Socialization terbentuk akibat kegiatan berbagi pengetahuan yang dilakukan secara langsung. Hal ini menjadi transfer pengetahuan antara individu yang satu dengan yang lain secara tacit (dipahami, tetapi belum disadari).
2. Externalization. Externalization merupakan perubahan bentuk dari tacit ke explicit. Dengan ini, pengetahuan ini disebarluaskan lewat berbagai media dan saluran, sehingga lebih mudah dipahami oleh orang lain.
3. Combination. Combination merupakan kegiatan mengumpulkan pengetahuan explicit ke satu media agar lebih sistematis. Hal ini dilakukan melalui penambahan pengetahuan yang baru.
4. Internalization. Internalization adalah perubahan dari bentuk explicit ke bentuk tacit kembali. Contohnya yaitu proses belajar, lalu membentuk pengetahuan baru di dalam diri seseorang.
Manfaat KMS
Menerapkan Knowledge Management System menjadi salah satu hal yang perlu dalam sistem perusahaan. Berikut beberapa manfaat dari KMS di antaranya,
1. Meningkatkan kinerja karyawan
Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan bukan hanya menjadi tanggung jawab customer service dan staf pemasaran. Tetapi ini adalah tanggung jawab bersama dari semua departemen organisasi. Artinya ada kerjasama yang baik antar bidang usaha. Sehingga membangun tim kerja yang kuat, tidak hanya mempertimbangkan kepentingan sendiri.
2. Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan
Demi mewujudkan bisnis yang kompetitif, Knowledge Management System membantu sebuah perusahaan untuk mengambil beberapa keputusan penting. Pengambilan keputusan yang lebih baik. Berdasarkan informasi dan knowledge serta pengalaman aktual perusahaan, pengambil keputusan memiliki dasar yang lebih baik sehingga mampu mencapai tujuan perusahaan secara optimal.
3. Menciptakan Inovasi dan Perubahan
Melahirkan ide-ide dan teknologi baru dengan cara menciptakan kondisi baru yang mendorong meningkatkan kreativitas dan mengembangkan ide-ide baru. Knowledge Management System memberikan impact pеningkatan kinеrja bisnis mеlalui pеrbaikan pada kеmampuan, sikap dan tingkah laku karyawan
4. Penghematan waktu dan biaya
Berdasarkan sumber pengetahuan yang terstruktur dengan teratur dan baik, maka perusahaan akan lebih mudah untuk mengembangkan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga tentu saja perusahaan nantinya akan dapat menghemat waktu dan biaya
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "KMS: Pengertian, Komponen, Siklus, Piramida Kognitif, Model, dan Manfaatnya"