Knowledge Management: Pengertian, Elemen Utama, Manfaat, Tipe, Proses, Level, Keuntungan, dan Kerugiannya
 |
| Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan) |
Knowledge management (manajemen pengetahuan) adalah metode yang dipakai suatu organisasi mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan dan dipelajari kembali demi keberhasilan organisasi dalam proses mencapai tujuan.
Knowledge management bertujuan untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dan juga menyimpan pengetahuan yang terdapat di dalam perusahaan itu sendiri. Dengannya semua bagian yang terdapat di dalam perusahaan diharapkan mampu memperoleh pengetahuan dan wawasan terkait bisnis atau operasi yang dilakukan secara lebih mendalam.
Dengan demikian, organisasi tersebut mampu berkesinambungan dalam mempertahankan dan menjalankan prosesnya. Konsep knowledge management diperkenalkan pertama kali tahun 1990 an oleh para akademisi bernama Nonaka, Takeuchi, dan Davenport.
Manajemen Pengetahuan Menurut Para Ahli
1. Wiig (1999), manajemen pengetahuan adalah bangunan sistematis, eksplisit dan disengaja, pembaharuan, dan aplikasi pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas yang berkenaan dengan pengetahuan organisasi dan pengembalian kembali aset pengetahuan organisasi.
2. Townley (2001), manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses menciptakan dan berbagi pengetahuan ke seluruh organisasi untuk mengoptimalkan pencapaian misi dan tujuan organisasi.
3. David Gurteen (2012), knowledge management adalah perasaan manusia untuk melakukan proses berbagi pengetahuan, serta belajar dan bekerja sama secara lebih efektif, sebagai sebuah proses yang secara mental menyenangkan (fun mentality).
4. Jann dan Lantu (2006), knowledge management adalah proses sistematik untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan, dan menyajikan pengetahuan dengan cara tertentu, sehingga para pekerja mampu memanfaatkan dan meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik, untuk kemudian ada proses institusional agar pengetahuan yang diciptakan menjadi pengetahuan perusahaan.
5. Carl Davidson dan Philip Voss (2003), knowledge management adalah cara bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka, mengidentifikasi pengetahuan yang dimiliki, menyimpan dan membagikannya kepada tim, meningkatkan kualitas dan nilai dari pengetahuan tersebut untuk menghasilkan inovasi berbasis pengetahuan.
Elemen Utama Knowledge Management
Setidaknya terdapat empat elemen yang sangat penting di dalam knowledge management di antaranya,
1. Elemen paling utama adalah mempunyai sifat diskrit, yang mana tidak mempunyai arti bila tidak diproses, termasuk di dalamnya jenis data, seperti kata, angka, kode, tabel, sampai basis data tertentu.
2. Elemen kedua adalah data yang sudah diproses, dengan menghubungkan satu elemen dengan elemen yang lainnya, sehingga akan mempunyai arti. Informasi tersebut bisa berupa konsep, gagasan, ide, kalimat, ataupun cerita yang sangat sederhana.
3. Elemen ketiga adalah serangkaian informasi yang terorganisir terkait suatu bidang khusus yang lebih mudah untuk dimengerti. Pengetahuan ini mencakup kerangka kerja yang konseptual, fakta, cerita kompleks, teori, dan aksioma.
4. Elemen terakhir adalah hasil terapan dari pengetahuan yang mampu dijadikan dasar dalam mengambil keputusan, seperti paradigma, buku, tradisi, sistem, filosofi, prinsip, dan kebenaran.
Manfaat Knowledge Management
Knowledge management sangat dibutuhkan untuk seluruh skala perusahaan, baik itu perusahaan skala besar ataupun kecil. Setidaknya, terdapat lima alasan yang membuat knowledge management menjadi sangat penting untuk dilakukan di antaranya,
1. Efisiensi Proses dalam Pengambilan Keputusan Akan Semakin Meningkat
Proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan akan menjadi semakin mudah dan juga efektif dengan menggunakan knowledge management. Konsep seperti ini akan membantu mereka memperoleh akses pendapat dan juga pengalaman yang berbeda, sehingga perspektif yang akan mereka hadirkan dalam proses mengambil keputusan akan semakin banyak.
Sehingga, keputusan yang akan dipilih akan lebih efektif dan akan berimbas lebih baik pada perusahaan dan juga pada seluruh pihak yang berkepentingan.
2. Akses Terhadap Informasi Dan Pengetahuan Menjadi Lebih Mudah
Kehadiran knowledge management akan mempermudah pencarian informasi maupun mencari orang yang mempunyai informasi yang sedang diperlukan oleh pihak perusahaan. Hal tersebut mampu meningkatkan produktivitas pada setiap orang yang berada di dalam perusahaan, sehingga para staf bisa bekerja lebih efektif.
3. Efisiensi Tiap Unit Operasional Menjadi Lebih Baik
Kemudahan dan juga kecepatan akses atas adanya informasi baru pada seluruh bagian organisasi akan membuat setiap staff mampu bekerja lebih cepat. Selain itu, adanya teknologi kolaborasi sosial juga mampu memperbaiki performa perusahaan secara umum.
4. Penciptaan Inovasi dan Perubahan yang Semakin Cepat
Pemberian informasi kepada seluruh elemen perusahaan sangatlah diperlukan agar terjadi inovasi dan perubahan lebih cepat. Nantinya, hal tersebut akan berdampak positif pada perkembangan perusahaan dan membantu mereka untuk bisa mengejar perubahan dalam dunia bisnis.
5. Kepuasan Pelanggan Akan Meningkat
Bila setiap stadd dan seluruh individu yang terdapat di dalam perusahaan mampu memberikan informasi secara cepat, maka nilai yang akan ditawarkan oleh perusahaan pun akan turut meningkat. Setiap individu tersebut bisa memberikan jawaban yang lebih cepat, sehingga akan mampu mempersingkat waktu yang diperlukan untuk memperbaiki produk atau layanan jasa yang disediakan perusahaan.
Tipe Knowledge
Knowledge yang dikelola dalam Knowledge Management terbagi menjadi dua tipe di antaranya,
1. Tacit knowledge
Tacit knowledge merupakan segala yang diketahui seseorang, tetapi sulit untuk dijelaskan. Pengetahuan ini contohnya adalah skill, pengalaman, dan ide-ide tertentu. Tacit knowledge kadang tidak disadari sebagai pengetahuan yang berharga untuk perusahaan karena tidak begitu mudah diutarakan dan dijelaskan dengan kata-kata.
2. Explicit knowledge
Explicit knowledge disebut juga dengan documented knowledge. Informasi atau pengetahuan ini adalah kebalikan dari tacit knowledge. Jadi, explicit knowledge mudah untuk dijelaskan dan didokumentasikan. Contoh dari explicit knowledge adalah laporan riset, artikel, datasheet, modul perusahaan, dan lain-lain.
Sebuah perusahaan yang ingin mengelola informasi-informasi tersebut harus memahami tentang KM dan sistem yang dibutuhkan dalam prosesnya.
Proses Knowledge Management
Terdapat empat langkah Knowledge Management di antaranya,
1. Discovery
Untuk langkah discovery, pikirkanlah bagaimana sebaiknya cara informasi atau pengetahuan dalam perusahaan bisa ditemukan. Jadi, dalam tahap ini, Anda harus menentukan di mana informasi-informasi penting tersebut disimpan. Selain itu, ketahui juga dari mana informasi tersebut bisa didapatkan. Agar bisa terwujud dengan baik, pahami terlebih dahulu knowledge flow perusahaan.
2. Capture
Dalam tahap capture, Anda harus tahu bagaimana sistem penyimpanan knowledge yang sudah ada maupun yang baru. Sistem ini harus terpetakan dengan baik dengan kategori yang jelas. Dengan begitu, siapa pun bisa dengan mudah mengakses dan mengambil manfaat dari pengetahuan tersebut.
3. Process
Process dalam membangun knowledge management adalah tahap di mana Anda melakukan analisis mendalam mengenai apa saja yang sudah dikumpulkan. Analisis ini bertujuan untuk pengkategorian yang lebih rinci lagi sesuai dengan struktur organisasi dan kebutuhan karyawan.
4. Share and benefit
Share and benefit merupakan tahap terakhir di mana Anda mulai memikirkan cara paling baik dan mudah untuk mengakses informasi yang sudah dikumpulkan. Idealnya, perusahaan harus memiliki sebuah sistem yang jelas. Lalu, harus juga memastikan bahwa semua orang paham bagaimana cara mengakses dan menggunakan sistem itu.
Anda bisa menggunakan software KM untuk mempermudah proses ini, contohnya Confluence, Zendesk, dan masih banyak lagi.
Level Knowledge Management
Menurut Dewiyana (2009), level knowledge management atau manajemen pengetahuan dapat digambarkan dalam bentuk piramida.
Level 1: Data tersebar ditransformasikan oleh processing (pemrosesan data) ke informasi. Pada level ini biasanya disebut manajemen dokumen yaitu mengelola isi informasi (content management), mengorganisasikan dan mendistribusikan informasi. Pemakai dapat melakukan akses dan temu kembali dokumen secara Online pada database.
Level 2: Data dianalisis dan diterapkan sehingga menjadi informasi. Pemakai bisa menyumbangkan informasi ke sistem, menciptakan isi baru dan mengembangkan database pengetahuan. Pemakai bisa membaca dokumen Online, mendownload, melengkapinya dan kemudian mengirimkannya ke tujuan yang dikehendaki. Dengan demikian informasi dapat secara terus menerus di-update.
Level 3: Informasi dianalisis dan diterapkan sehingga menjadi pengetahuan. Hal ini memerlukan pemahaman tentang input dan output informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Pengetahuan dibangun oleh organisasi melalui proses pemerolehan, pendistribusian, kolaborasi dan komunikasi serta penciptaan pengetahuan baru.
Level 4: Pengetahuan dianalisis dan diterapkan sehingga membuat orang bijaksana. Pada level ini enterprise intelligence dikembangkan dengan membangun jaringan pakar, interaksi dengan database operasional, dan performance support, di mana pengetahuan baru yang dihasilkan, ditambahkan pada sistem.
Keuntungan Menerapkan Knowledge Management
Knowledge management adalah suatu alat yang sangat penting untuk perusahaan apapun yang ingin meningkatkan keahlian para pekerjaanya. Berikut beberapa keuntungan penerapan knowledge management di antaranya,
1. Tempat bekerja akan menjadi lebih efisien
2. Upaya membuat suatu keputusan akan menjadi lebih cepat dan lebih efektif
3. Meningkatkan adanya kolaborasi antar setiap staf yang berada di dalam perusahaan.
4. Adanya optimasi di dalam proses latihan.
5. Semakin meningkatnya retensi dan kebahagiaan karyawan karena adanya peningkatan ilmu pengetahuan, pelatihan, serta inovasi.
Demikian, secara keseluruhan knowledge management mampu membuat seluruh proses dan juga kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan menjadi lebih efektif. Bentuk komunikasi pada setiap karyawan dan atasan juga akan menjadi lebih baik karena adanya pembagian pengetahuan yang secara lebih adil dan menyeluruh.
Nantinya, seluruh manfaat yang terdapat di dalam knowledge management akan membantu perusahaan dalam hal di antaranya,
1. Menciptakan berbagai produk atau jasa yang lebih baik
2. Mengembangkan suatu strategi yang lebih efektif
3. Meningkatkan laba perusahaan
4. Memaksimalkan penggunaan skill dan juga keahlian yang sebelumnya sudah ada
5. Meningkatkan efisiensi operasional dan juga produktivitas para staf perusahaan
6. Mengetahui trend pasar lebih awal dan bisa berada satu langkah lebih depan daripada kompetitor lainnya.
Bentuk kolaborasi yang berdasarkan wawasan akan mampu memberikan pandangan dan juga opini yang lebih beragam dari berbagai pengalaman yang bisa diaplikasikan dalam upaya mengambil suatu keputusan. Sehingga, setiap keputusan yang dipilih oleh perusahaan akan berdasarkan keahlian dan juga pengalaman yang sifatnya kolektif.
Kerugian Knowledge Menerapkan Management
Dalam proses menerapkan knowledge management, setiap perusahaan juga harus memahami adanya kelemahan dan kerugian yang berpotensi bisa timbul. Beberapa tantangan yang bisa hadir dalam menerapkan knowledge management di antaranya,
1. Sulit untuk menemukan cara yang efisien dalam mencatat pengetahuan seputar bisnis.
2. Seluruh informasi dan juga sumber terkait akan menjadi lebih mudah untuk ditemukan oleh orang lain
3. Mendorong setiap individu untuk saling membagi, menggunakan, dan juga menerapkan pengetahuan yang sudah ada menjadi lebih sulit.
4. Akan sulit dalam mengintegrasikan knowledge management dengan seluruh tujuan dan juga strategi bisnis perusahaan
5. Memilih dan menerapkan teknologi knowledge management akan menjadi tantangan tersendiri untuk perusahaan.
6. Memerlukan waktu pengintegerasian knowledge management ke dalam proses dan juga sistem informasi yang sebelumnya memang sudah ada.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Knowledge Management: Pengertian, Elemen Utama, Manfaat, Tipe, Proses, Level, Keuntungan, dan Kerugiannya"