Pengertian Smart Office, Komponen, Penerapan, dan Manfaatnya
 |
| Smart Office |
A. Pengertian Smart Office
Smart office (kantor cerdas) adalah sistem yang dikembangkan untuk membantu produktivitas dari manusia dalam melakukan aktivitas pekerjaan, dengan menggunakan teknologi cerdas dan IoT (Internet of Things). Keduanya menjadikan pekerjaan terotomatisasi dan terintegrasi, sehingga terus berproses cukup dalam satu tempat.
Model ini sangat bermanfaat untuk memangkas alur, waktu, dan tenaga yang diperlukan. Bahkan, beberapa tugas yang biasa dilakukan manusia pun juga lebih efektif dieksekusi oleh sistem ini. Tak heran, proyeksi penciptaannya pun ditujukan untuk memindahkan tenaga manusia ke peran teknologi.
B. Komponen Smart Office
Berikut beberapa komponen yang digunakan dalam teknologi smart office di antaranya,
1. Pendingin ruangan cerdas
Beberapa kantor banyak yang menggunakan pendingin ruangan, seperti AC dan kipas angin. Tapi, pernahkah Anda membayangkan apabila teknologi tersebut dapat diubah menjadi teknologi cerdas yang telah terintegrasi dengan sistem dan fitur yang lebih modern? Tentu saja hal ini dapat terwujudkan dengan bantuan smart office.
Dengan adanya pendingin ruangan cerdas, maka Anda tidak perlu untuk menyalakan atau mematikan pendingin ruangan secara manual. Semua kontrol atau kendali dilakukan secara sistematis dan otomatis menyesuaikan dengan kondisi suhu ruangan yang ada. Kemudian, biaya konsumsi energi listrik juga dapat diminimalisir dengan menggunakan teknologi ini.
2. Lampu cerdas
Selain pendingin ruangan, teknologi berbasis IoT yang lain adalah lampu cerdas. Dengan pemanfaatan lampu ini, fitur yang disediakan adalah dapat mengetahui kondisi lingkungan atau tempat yang ada dengan kemampuan sensor pengukuran intensitas cahaya. Anda tidak perlu lagi untuk menyalakan ataupun mematikan lampu dengan cara lama.
Secara otomatis, lampu cerdas dapat mendeteksi menggunakan sensor yang dimilikinya. Ketika ruangan redup, lampu akan menyala. Sedangkan, ketika ruangan cukup mendapatkan cahaya alami, lampu cerdas akan mati dengan sendirinya.
3. Ruang konferensi cerdas
Untuk komponen ruang konferensi cerdas, telah menerapkan sistem pemesanan online. Jadi, Anda dapat memesan ruangan dengan memilih beberapa fitur ruangan yang ada. Komponen ini sangat efektif apabila digunakan untuk menunjang aktivitas kantor saat membutuhkan ruangan meeting khusus.
4. Meja cerdas
Meja cerdas (smart desk) merupakan terobosan dari teknologi IoT untuk menunjang proses optimasi pekerjaan karyawan yang setiap saat menghabiskan waktu lama untuk duduk dan berinteraksi dengan komputer setiap saat. Meja cerdas juga dapat memberikan preferensi kepada pengguna apabila menggunakan meja pada kondisi duduk, maupun di saat berdiri.
5. Perlindungan privasi cerdas
Selanjutnya, smart office juga menyediakan perlindungan privasi kepada setiap karyawan perusahaan yang bekerja. Fitur ini didukung dengan menggunakan VPN bisnis. Sebuah perangkat yang telah terhubung dengan jaringan IoT dapat menyebabkan beberapa permasalahan dalam sistem keamanan dan data pribadi pengguna.
Sehingga, perlu adanya peran VPN bisnis untuk membuat koneksi aman. Serta, mencegah orang luar untuk mengakses data pribadi. Dari beberapa contoh komponen kantor cerdas tersebut, belum banyak yang diterapkan di Indonesia karena faktor biaya dari pemasangan produk yang membutuhkan biaya cukup besar.
C. Penerapan Smart Office
1. Keterampilan sumber daya manusia
Adanya smart office tidak berarti seluruh pekerjaan diselesaikan oleh sistem. Pekerjaan-pekerjaan seperti pengambilan keputusan dan hal lainnya yang memerlukan intelektualitas manusia tetap menjadi porsi kerja manusia. Dan sistem hanya berperan sebagai media kerja serta menyelesaikan pekerjaan otomatis lainnya. Maka untuk menunjang pekerjaan lebih efektif dan cepat, keterampilan karyawan juga tetap dibutuhkan untuk mengoperasikannya.
Kuncinya adalah mempersiapkan seluruh karyawan mengerti dan terbiasa bekerja menggunakannya. Karena jika terhambat sedikit saja, tak menutup kemungkinan efektivitas sistem menjadi berkurang untuk target kerja yang ketat.
2. Sistem keamanan tingkat tinggi
Data instansi atau perusahaan adalah aset yang harus dirahasiakan dari pihak luar. Maka untuk melindunginya, smart office harus ditunjang dengan sistem keamanan tingkat tinggi yang sulit diretas pihak lain. Bahkan, sekecil virus pun, sistem harus mampu terjaga dengan baik.
Pekerjaan ini cukup kompleks untuk dilakukan orang awam. Akan lebih mudah bagi Anda untuk mempercayakan pekerjaan ini dengan merekrut ahli IT. Selama digunakan, tim tersebut harus terus memantau kualitas dan sistem perlindungan.
Atau cara lain adalah berafiliasi dengan pihak eksternal yang terpercaya, tersertifikasi, dan kredibel. Sehingga data-data penting tidak dimanfaatkan secara salah.
3. Perencanaan tata kantor
Ketika perusahaan/instansi memutuskan untuk mengaplikasikan model kantor ini, artinya harus siap juga dengan tata letak kantor. Permasalahan ini sangat berkaitan dengan pengeluaran. Maka ada baiknya untuk memutuskan sedari awal perusahaan dibentuk. Dengan demikian perencanaan ruang pun didukung efektif oleh keuangan perusahaan tanpa menghabiskan banyak dana.
Penerapan yang terlaksana di tengah jalan biasanya terjadi pada instansi pemerintahan. Meski tetap dapat berjalan dengan penyesuaian bertahap, akan tetapi efek penyedotan anggaran juga tak terhindarkan. Sebab, akan terdapat banyak komponen yang harus diganti agar memaksimalkan operasional.
D. Manfaat Smart Office
Kantor cerdas merupakan pergeseran paradigma jika dibandingkan dengan kantor tradisional. Kantor cerdas menjadikan kantor yang lebih terhubung dengan teknologi intelijen seperti AI dan IoT (Internet of Things) yang dapat memberikan kemudahan bagi banyak karyawan di lingkungan kerja.
Kantor cerdas terbukti dapat menjadi pilihan yang kuat dengan manfaat yang terlihat di lebih dari satu aspek kantor. Berikut beberapa manfaat dari beralih ke kantor cerdas atau smart office di antaranya,
1. Produktivitas Karyawan Meningkat
Salah satu alasan paling populer dalam implementasi teknologi smart office adalah mampu meningkatkan produktivitas karyawan seiring dengan kemudahan yang didapat dalam beraktivitas. Dengan hal ini, juga dapat membantu menambah tingkat kenyamanan karyawan dalam bekerja.
2. Memudahkan Kolaborasi
Selain dapat meningkatkan produktivitas karyawan, teknologi smart office dapat memudahkan karyawan untuk bertemu dan juga menemukan ruang meeting untuk berdiskusi jika ada sesuatu yang urgent terjadi, sehingga dapat memanfaatkan kreativitas untuk berkolaborasi bersama.
3. Efisiensi Biaya
Efisiensi pengeluaran biaya dalam penggunaan energi akan terjaga karena semua akan dimonitor oleh sistem. Selain itu, sensor yang sudah diimplementasikan pada kantor dapat membantu juga untuk mengatur atau menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu.
4. Memonitor Keamanan Karyawan dan Aset Kantor
Membuat karyawan serta aset dalam kantor menjadi lebih aman dari hal yang tidak diinginkan.
5. Mendukung Protokol Kesehatan
Di era pandemi saat ini, smart office dapat membantu kantor dalam mendukung protokol kesehatan dengan mengusung konsep tanpa sentuhan dan kantor modern.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Smart Office, Komponen, Penerapan, dan Manfaatnya"