Korespondensi: Pengertian, Unsur, Tujuan, Fungsi, Ciri, Jenis, dan Contohnya
Korespondensi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah perihal surat menyurat. Surat-menyurat adalah istilah umum yang merujuk kepada aktivitas penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain.
Korespondensi dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi atau atas nama perseorangan (pribadi). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat dalam aktivitas disebut koresponden.
Surat menyurat memiliki arti sebagai sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau maksud kepada pihak lain, dengan dilengkapi oleh ciri-ciri khusus. Beberapa ciri yang terdapat dalam surat antara lain adanya lampiran, perihal, bahasa surat, tanggal surat, kop surat, tanda tangan, dan lain sebagainya.
Korespondensi Menurut Para Ahli
1. Finoza (2009), korespondensi adalah kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh perseorangan, organisasi sosial, dan institusi perusahaan.
2. Djuharie (2001), korespondensi adalah serangkaian kegiatan surat menyurat yang dilakukan sebagai sarana komunikasi tertulis.
Unsur Korespondensi Bisnis
Pada dasarnya, unsur-unsur surat korespondensi bisnis sama saja dengan unsur pembuatan surat pada umumnya, yaitu:
1. Pengirim surat
Surat tidak akan bisa ditulis tanpa ada pengirim surat. Maka dari itulah, unsur ini adalah unsur terpenting dalam pembuatan surat dan wajib ada di alamat surat agar memudahkan penerima untuk mengidentifikasi dari mana asalnya sebuah surat.
2. Penerima surat
Tidak kalah pentingnya dari unsur pengirim surat, penerima surat wajib ada dalam sebuah surat. Tanpa ada penerima, tidak ada yang akan menerima pesan dari surat korespondensi yang dikirimkan.
3. Isi pesan
Surat korespondensi, sama seperti jenis surat-surat lainnya, pasti memiliki satu topik khusus untuk disampaikan. Tanpa ada bahasan khusus, maka surat tersebut jadi tidak bermakna.
Tujuan Korespondensi
Tujuan dari korespondensi itu sendiri di antaranya,
1. Menyampaikan informasi
Korespondensi pastinya bertujuan untuk menyampaikan informasi. Hal ini dikarenakan surat yang dikirim dari pihak satu ke pihak lainnya berisi maksud dan tujuan yang akan disampaikan baik mulai dari penawaran produk, permintaan kerja sama dan lain sebagainya.
Bagian yang terpenting yaitu informasi yang ingin disampaikan dapat ditujukan melalui surat korespondensi ini.
2. Menyampaikan isi surat
Korespondensi pastinya bukan menulis hal-hal yang tidak penting, karena sifatnya yang menyampaikan pesan surat kepada pihak lain.
Sehingga penulisan dalam surat ini juga memakai kaidah atau aturan-aturan surat yang sesuai. Terlebih lagi korespondensi ini memang tujuannya untuk menyampaikan isi surat agar pihak penerima mengetahui maksud dari pengirim.
3. Mempercepat komunikasi
Mempercepat komunikasi termasuk salah satu tujuan dari korespondensi. Karena melalui surat yang dikirimkan seseorang tidak perlu untuk bertatap muka terlebih dahulu. Misalkan jarak yang akan ditempuh jauh. Selain itu dengan surat korespondensi juga lebih menghemat biaya karena sifatnya yang tertulis dan tinggal dikirim kepada pihak penerima.
Fungsi Korespondensi
Adapun fungsi yang menjadi manfaat dalam korespondensi di antaranya,
1. Sebagai alat penghubung secara tertulis
Korespondensi dijadikan sebagai alat penghubung komunikasi yang sifatnya tertulis. Karena wujudnya yang berbentuk surat, namun memiliki manfaat yang banyak salah satu di antaranya yaitu terjadi komunikasi untuk menyampaikan informasi, hubungan kerja sama dan lain -lain.
2. Sebagai bukti hitam di atas putih
Korespondensi ini juga berfungsi sebagai tanda bukti hitam di atas putih. Agar suatu saat ketika terjadi pelanggaran maupun kasus hukum dapat dibantu dengan bukti tertulis dari korespondensi yang sebelumnya sudah diarsipkan.
3. Sebagai alat pengingat
Surat korespondensi juga berfungsi untuk alat pengingat, karena wujudnya yang tertulis dan bisa disimpan sebagai bentuk dokumen yang kapan pun dapat dibuka atau dilihat kembali.
4. Sebagai media untuk berkomunikasi
Korespondensi pastinya memiliki fungsi untuk berkomunikasi. Karena melalui surat inilah akan terjadi hubungan dua arah yang mana masing-masing pihak akan mengabarkan informasi maupun memberi jawaban. Berdasarkan hal tersebut pastinya komunikasi akan berjalan dengan baik terlebih lagi jika kedua perusahaan atau organisasi bekerja sama dalam pencapaian tujuan.
5. Sebagai bahan dokumentasi
Bahan dokumentasi di sini artinya bahwa surat dapat simpan dengan baik untuk bukti yang wujudnya konkret atau nyata. Bahan dokumentasi ini suatu saat mungkin akan dibuktikan dan dibuka kembali sebagai alat rekapan, alat pengingat maupun tanda bukti lain yang pastinya sangat berguna.
6. Sebagai wakil dari seseorang atau instansi
Surat korespondensi juga berfungsi sebagai wakil dari seseorang atau instansi karena sifatnya yang dikirim secara tertulis kepada pihak penerima. Akan tetapi tetap mencantumkan nama instansi atau organisasi yang terkait.
Ciri Korespondensi
Adapun ciri korespondensi di antaranya,
1. Isi pesan surat bersifat informasi/persuasi
Korespondensi biasanya memberikan surat yang isinya informasi atau persuasi. Arti dari informasi ini sendiri yaitu perusahaan atau bisnis akan memberikan informasi kepada pihak yang dituju terkait berbagai hal, baik mulai dari produk baru, keunggulan, harga dan lain sebagainya.
Melalui informasi tersebut maka sekaligus surat berisi persuasif atau bujukan agar perusahaan yang menerima surat dapat tertarik dan mau menjalin hubungan kerja sama dengan pihak pengirim.
Pada dasarnya ciri korespondensi yang satu ini memang lebih terbuka dan jelas bahwa tujuannya agar perusahaan mendapatkan relasi yang lebih banyak. Sehingga dengan nantinya bisnis atau industri dapat berjalan dengan lebih baik dan bisa memperoleh banyak laba.
2. Surat memiliki bagian standar
Surat pada korespondensi ini memang memiliki bagian-bagian standar dan harus selalu ditetapkan. Tujuannya agar surat terlihat memenuhi syarat serta adanya jaminan bahwa surat tersebut terbentuk dari pihak atau perusahaan yang legal.
Beberapa bagian-bagian standar dari surat tersebut antara lain yaitu kop surat, pembuka, isi, penutup surat, tanda tangan penulis dan lain sebagainya.
3. Surat memiliki satu pesan inti
Surat memiliki satu pesan inti maksudnya yaitu penulisan surat bertujuan untuk menyampaikan pesan tunggal yang mana dengan hal tersebut diharapkan pihak penerima pesan mengetahui isi pesan. Selain itu dengan ciri tersebut, maka mempermudah kedua belah pihak.
Misalkan dari pengirim surat bisa fokus terhadap pesan yang ingin disampaikan. Sedangkan untuk pihak penerima surat, lebih mudah pula dalam memahami maksud atau tujuan dari pesan yang diterima.
3. Gaya bahasa surat formal
Korespondensi biasanya dalam suratnya menggunakan bahasa yang formal. Tentunya hal ini merupakan suatu kewajiban, karena surat ditujukan kepada perusahaan atau organisasi, sehingga penulisannya harus menggunakan bahasa baku dan tidak boleh menggunakan bahasa gaul maupun bahasa yang tidak sopan. Hal ini dikarenakan masing-masing penulisan surat sudah mempunyai kaidah aturan tersendiri.
Jenis Korespondensi
Macam-macam bentuk korespondensi di antaranya,
1. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang ditulis oleh individu atau diri sendiri dan dikirim kepada pihak lain yang sifatnya kekeluargaan, sahabat dan lain sebagainya. Biasanya surat pribadi berisi masalah keluarga, bertanya kabar, persoalan kesehatan, dan lain-lain.
Surat pribadi juga memiliki bagian yang berbeda dengan surat resmi, hal ini dikarenakan penulisannya yang lebih santai dan tidak terikat dengan aturan-aturan formal.
2. Surat dinas pribadi
Surat dinas pribadi adalah salah satu jenis surat setengah resmi yang nantinya akan dikirim seseorang atau pihak individu kepada instansi, lembaga, maupun perusahaan-perusahaan.
3. Surat dinas swasta
Surat dinas swasta adalah surat resmi yang dibuat dari instansi maupun perusahaan bisnis dan ditujukan kepada karyawan, relasi, atau pelanggannya. Dalam bentuk surat ini bisa berupa penawaran produk, penugasan dan lain sebagainya.
4. Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang di dalamnya terkait dengan perdagangan dan dibuat oleh perusahaan atau bisnis yang ditujukan kepada pelanggan tetapnya. Tujuan dibuatnya surat ini antara lain yaitu perusahaan akan menawarkan produk-produk baru, pemberian diskon dan lain sebagainya kepada para pelanggan.
5. Surat dinas pemerintah
Surat dinas pemerintah adalah surat yang dibuat untuk kepentingan pekerjaan formal. Contoh dari surat ini yaitu surat dari instansi dinas dan tugas kantor. Surat dinas pemerintah juga memiliki fungsi yang sangat penting di antaranya untuk dokumen yang sifatnya tertulis, sebagai arsip, bukti sejarah, surat keputusan dan lain-lain.
Contoh Korespondensi
Sedangkan untuk berbagai contoh korespondensi yang mudah ditemukan di antaranya,
Internal
Contohnya;
1. Surat yang dikirimkan BEM Universitas (Badan Eksekutif Mahasiswa) kepada BEM Fakultas
2. Surat yang dikirim oleh salah pengurus pusat PGRI (Persatuan Guru Republik Indonesia) sebagai salah satu organisasi profesi kepada setiap PGRI yang ada di wilayah
Eksnternal
Contohnya;
1. Surat yang dikirim oleh Siswa SMK Negri 1 Banjar Margo, Kabupaten Tulang Bawang, Provinsi Lampung untuk mengikuti kegiatan Magang di Perusahaan tertentu
2. Surat yang dikirimkan oleh salah satu organisasi sekolah, yaitu KIR SMA 1 Surakarta kepada KIR SMA 2 Surakarta
Sumber:
https://dosensosiologi.com/pengertian-korespondensi/
https://integrasolusi.com/blog/apa-itu-surat-korespondensi-pengertian-fungsi-dan-unsur-unsur-pembuatannya/
https://id.wikipedia.org/wiki/Korespondensi
Lihat Juga:
Materi Sosiologi Kelas X Bab 3: Tindakan Sosial, Interaksi Sosial dan Identitas (Kurikulum Merdeka)
1. Materi Sosiologi Kelas X. Bab 3. Interaksi Sosial dalam Dinamika Kehidupan Sosial (KTSP)
2. Materi Sosiologi Kelas X. Bab 2. Hubungan Sosial (Kurikulum 2013)
3. Materi Sosiologi Kelas X Bab 2.1 Individu, Kelompok, dan Hubungan Sosial (Kurikulum Revisi 2016)
4. Materi Sosiologi Kelas X Bab 2.2 Individu, Kelompok, dan Hubungan Sosial (Kurikulum Revisi 2016)
5. Materi Ujian Nasional Kompetensi Interaksi Sosial
6. Materi Ringkas Interaksi Sosial
Post a Comment for "Korespondensi: Pengertian, Unsur, Tujuan, Fungsi, Ciri, Jenis, dan Contohnya"