Komunikasi Kolaboratif: Pengertian, Cara Membangun, dan Contohnya

Table of Contents

Pengertian Komunikasi Kolaboratif

Komunikasi kolaboratif adalah tindakan berbagi informasi dan mengungkapkan ide sambil bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Komunikasi kolaboratif merupakan jenis komunikasi yang memudahkan kerja sama tim dan mencapai tujuan tertentu.

Menurut Sara Garcia, seorang pakar kolaborasi dan komunikasi, komunikasi kolaboratif adalah komunikasi apa pun (verbal atau non-verbal) yang membantu individu bekerja lebih baik bersama-sama daripada jika mereka bekerja sendiri, dan dengan demikian membantu dalam mencapai tujuan perusahaan.

Menurut Garcia, komunikasi kolaboratif sering kali diperluas hingga mencakup di antaranya,
1. Umpan balik berkelanjutan
2. Pemecahan masalah
3. Mendengarkan
4. Empati
5. Konflik kreatif

Cara Membangun Komunikasi Kolaboratif

Langkah pertama untuk mempromosikan budaya komunikasi kolaboratif adalah menetapkan standar di mana kolaborasi harus dilakukan.
1. Tentukan satu sumber kebenaran
Membuat dan memelihara ruang sentral untuk semua dokumen, pengetahuan, dan percakapan sangat lah penting. Tanpa itu, tim Anda akan dipaksa untuk mencari di kotak masuk mereka, menyaring file, dan dengan panik saling mengirim pesan untuk meminta pembaruan status.

Ketika Anda memiliki satu sumber kebenaran, semua orang tahu ke mana harus mencari detail dari setiap proyek tertentu. Saat Anda menyimpan semua pengetahuan dalam satu ruang, ini mendorong kolaborasi karena setiap orang dapat melihat kontribusi satu sama lain.

Selain itu, saat semua orang memiliki akses ke informasi yang sama, Anda dapat terjun langsung ke diskusi alih-alih mencari dokumen, catatan rapat sebelumnya, dan penetapan tugas terkait.

2. Berkolaborasi dalam setiap agenda
Edit dokumen bersama-sama secara real-time. Saat anggota tim Anda dapat mengedit dokumen bersama secara real-time, komunikasi kolaboratif muncul secara alami.

Semua orang dapat melihat perubahan, mendorong transparansi yang lebih besar, dan meningkatkan penyelarasan. Anggota tim dapat meninggalkan komentar sebaris, seperti kontribusi satu sama lain, atau menetapkan tugas dengan menandai rekan kerja di item tindakan.

3. Proyeksi positif
Berpikir positif dan memproyeksikan emosi sebenarnya dapat mengubah cara otak bereaksi terhadap situasi. Tidak ada yang mau berkolaborasi dengan rekan kerja mereka yang terkenal negatif, tetapi memproyeksikan kepositifan bisa sangat membantu dalam mempromosikan komunikasi kolaboratif.

Misalnya, Anda mungkin melihat grafik dan langsung berpikir, “Wow, berantakan sekali,” tetapi Anda (semoga) tidak akan memberikan kritik yang keras dan tidak membantu dalam dokumen bersama.

Sebaliknya, Anda mungkin berkata, “Saya suka warnanya, tetapi grafik ini memiliki banyak elemen desain yang tumpang tindih sehingga sulit untuk membaca teksnya. Bisakah kita meninggalkan lebih banyak ruang bersih?”

Sekarang perancang memiliki umpan balik yang konstruktif, dan dia mungkin juga memiliki persepsi yang lebih positif tentang Anda sebagai rekan kerja.

Komunikasi kolaboratif hanya berhasil jika setiap orang merasa percaya diri untuk membagikan pendapat mereka. Semua dokumen bersama, agenda kolaboratif, dan percakapan publik akan jauh lebih efektif jika Anda merangkul kepositifan.

4. Pahami dan hargai perbedaan
Menurut penelitian yang diterbitkan oleh Bersin Deloitte, perusahaan dengan tim yang sangat beragam menikmati arus kas per karyawan 2,3 kali lebih tinggi.

Jadi, akui dan rayakan perbedaan dalam tim Anda — semakin banyak perspektif yang Anda miliki, semakin besar kemungkinan Anda berhasil dalam jangka panjang.

5. Belajar berempati dan mendengarkan secara aktif
Organisasi yang berempati dapat menginspirasi karyawan yang lebih termotivasi. Empati adalah pendukung besar komunikasi kolaboratif dan tulang punggung hubungan yang bermakna.

“Tempatkan diri Anda pada posisi mereka dan berempati dengan situasi mereka.”

6. Berkomunikasi dengan baik dan transparan
Komunikasi secara default harus transparan dan masing-masing, terlepas dari jenis pengaturan kerja atau orang itu sendiri. Sebagian besar dari apa yang kita lakukan bergantung pada cara kita berkomunikasi setiap hari dengan orang-orang yang menghabiskan waktu bersama kita di tempat kerja.

Bayangkan Anda akan melanggar tenggat waktu untuk proyek yang mendesak. Anda memiliki dua opsi:
Opsi #1: Anda dapat menyimpan informasi tentang masalah ini untuk diri Anda sendiri, tetap berisiko melanggar tenggat waktu proyek, dan berdampak pada alur kerja seluruh tim Anda.
Opsi #2: Anda dapat berbicara dengan rekan tim Anda dan menjelaskan masalahnya. Anda mengungkapkan rasa hormat terhadap tanggung jawab mereka dan hanya meminta mereka yang tersedia untuk membantu Anda menyelesaikan proyek tepat waktu.

7. Temukan cara untuk saling membantu
Saat bekerja dengan orang lain, berkomitmen untuk membantu satu sama lain di saat krisis adalah pendahulu untuk tim yang lebih produktif dan lebih terhubung. Itu juga jalan untuk terus bergerak maju.

“Temukan cara untuk saling membantu dengan tujuan Anda dan berkomunikasi dengan hormat dan tepat waktu sehingga ada kemajuan yang berkelanjutan.”

Contoh: Anda melihat rekan satu tim Anda kesulitan menyelesaikan tugas hariannya sehingga dia bekerja lembur setiap hari. Anda mendekatinya dan menawarkan bantuan meskipun Anda juga memiliki banyak hal. Bekerja sama, Anda berdua menyelesaikan pekerjaan selama sebulan hanya dalam seminggu dan kembali ke tugas dan tanggung jawab harian Anda.

Seperti yang Anda lihat, menggabungkan kekuatan terbukti seperti situasi win-win. Sangat menyenangkan untuk selalu memiliki seseorang untuk diandalkan, terutama ketika Anda menemukan diri Anda dibanjiri pekerjaan.

8. Bersedia untuk berkompromi
Kompromi adalah semacam “jalan tengah” atau solusi yang dapat diterima bersama untuk ketidaksepakatan antara orang (dua atau lebih).

Dengan demikian, kompromi dapat menjadi alat yang ampuh untuk mempelajari apa yang penting dalam komunikasi dan kolaborasi tim.

Membangun komunikasi kolaboratif tidak membutuhkan banyak hal — tetapi hal itu dapat memberikan banyak manfaat bagi seluruh tim dan setiap anggota tim.

Jika Anda ingin tim Anda berkomunikasi secara kolaboratif dan seproduktif mungkin, mereka harus mempelajarinya dari seseorang — dan sebaiknya mereka mempelajarinya dari Anda.

Contoh Komunikasi Kolaboratif

George adalah pengembang perangkat lunak (software) di perusahaan yang menawarkan beberapa produk berbasis web dan aplikasi ponsel di industri kebugaran dan kesehatan, seperti aplikasi olahraga.

Selama salah satu pemeriksaan pemeliharaan sistem reguler, George melihat ada masalah dengan kedua aplikasi ini yang memerlukan perhatian segera. Dia tahu bahwa dia tidak akan dapat memperbaiki masalah sendirian, jadi dia memanggil dua pengembang perangkat lunak lain untuk membantunya.

George menjelaskan masalahnya kepada pengembang lain dan mereka setuju bahwa setiap orang harus fokus untuk memperbaiki masalah tertentu — sehingga mereka memberikan peran untuk mempercepat proses. Satu jam setelah perbaikan, aplikasi aktif dan berjalan.

Sumber:
https://pumble-com
https://komunikasipraktis.com

Download