Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Mail Merge: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Cara Menggunakannya

Pengertian Mail Merge
Mail Merge
Pengertian Mail Merge
Mail merge adalah fitur pembuatan surat massal Microsoft Word. Mail merge juga dapat diartikan sebagai suatu metode untuk membuat tulisan yang banyak dalam format yang sama secara lebih cepat dan praktis. Untuk menggunakan fitur ini, dibutuhkan untuk membuat dua jenis file yang berbeda yaitu file Microsoft Excel dan file Microsoft Word.

Satu file merupakan sumber data yang dibuat di Microsoft Excel sedangkan file kedua adalah naskah utama yang dibuat di Microsoft Word. File naskah utama biasanya berisi badan surat maupun desain amplop pembungkus surat tersebut.

Surat yang bisa dibuat dengan fitur ini misalnya adalah surat promosi penjualan, surat undangan, tagihan, dan masih banyak lagi jenis dokumen lainnya. Fitur yang bisa digunakan pengguna di mail merge di antaranya,
1. Letter atau surat
2. Mailing label atau label surat
3. Envelope atau amplop
4. Directories atau direktori\

Bagian penting yang ada di mail merge adalah main document atau dokumen utama dan data source atau sumber data. Dokumen utama adalah isi surat yang bentuknya tetap yaitu satu teks atau bentuk dokumen yang akan dikirim. Intinya, berupa format dasar yang akan dikirimkan ke banyak penerima.

Sementara sumber data adalah data yang akan digabungkan (merge) ke dokumen utama. Sumber data ini asalnya bisa berbeda-beda. Keempat sumber data meliputi di antaranya,
1. Microsoft Office Excel Worksheet
2. Microsoft Office Word Table
3. Microsoft Office Outlook Contact List
4. Microsoft Office Access Database Tables

Fungsi Mail Merge
Fungsi mail merge adalah membuat jumlah surat secara massal dalam sekali proses. Ketika digunakan pada sistem Microsoft Word, nantinya bisa menggunakan banyak metode yang tersedia di dalamnya. Apabila sudah mempunyai satu template, nantinya hanya perlu melakukan edit sesuai kebutuhan dari jenis surat dan dokumennya.

Anda juga dapat menentukan siapa saja yang akan menjadi penerima surat berdasarkan undangan secara mudah. Tidak perlu lagi menulis satu per satu dalam dokumen Microsoft Word yang berbeda asalkan formatnya masih sama.

Manfaat Mail Merge
Manfaat mail merge cukup banyak terutama bagi Anda yang bekerja dalam suatu perusahaan atau instansi dan merupakan sekretaris atau yang mengurus masalah administrasi, seperti surat undangan, informasi dan sertifikat.

Misalnya saat perusahaan atau instansi sedang menggelar suatu acara, seminar, dialog atau pelatihan apa pun itu, maka tamu yang diundang sedikit, tentunya kita dapat membuat undangannya satu persatu, namun ketika tamu undangan banyak mencapai ribuan orang, jika tidak menggunakan Mail Merge akan kewalahan.

Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga dapat dipakai untuk membuat di antaranya surat pemberitahuan, surat undangan rapat, surat penawaran barang, sertifikat, membuat surat bisnis, proposal, surat keterangan dalam bidang pendidikan dan lain-lain.

Cara Menggunakan Mail Merge
1. Membuat file master surat di Word
Langkah pertama sebelum menggunakan mail merge, pastikan Anda sudah menyiapkan file master surat undangan yang akan Anda berikan nama penerima yang berbeda. Pastikan semua penulisan sudah benar dan tidak ada typo. Kosongkan pada bagian yang akan diisikan database dengan menggunakan mail merge.

2. Membuat database penerima di Excel
Setelah file master surat sudah jadi, langkah selanjutnya Anda bisa memulai dengan membuat file baru di Microsoft Excel. Silahkan buat tabel sesuai dengan kebutuhan mulai dari nomor, nama, alamat, no HP dan email. Isikan semua datanya dan pastikan semua sudah tertulis dengan benar.

3. Mengkoneksikan mail merge dengan Excel
Untuk memulai menyambungkan surat dengan database email, caranya berikut ini.
a. Membuka menu ‘Mailings’. Langkah pertama silahkan pilih menu Mailings, lokasinya berada pada bagian menu atas Microsoft Word.
b. Memilih menu ‘Start Mail Merge’. Setelah menu Mailings terpilih, silahkan buka dan pilih menu Start Mail Merge, lokasinya berada pada pojok kiri atas dekat dengan menu Save.
c. Memilih menu ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’. Kemudian scroll ke bawah pada Start Mail Merge dan pilih menu Step-by-Step Mail Merge Wizard yang lokasinya paling bawah sendiri.
d. Pilih “Document type“. Pada menu document type, ada beberapa pilihan seperti Letters, Email messages, Envelopes, Labels dan Directory. Karena disini kita akan membuat surat maka silahkan memilih ‘Letters’.
e. Pilih “Next: Starting document“. Silahkan pilih starting document untuk melanjutkan ke starting document.
f. Pilih “Select starting document“. Pada select starting document, Anda 3 pilihan berbeda. Silahkan Anda memilih paling atas sendiri ‘Use the current document’, menu ini berarti Anda menggunakan dokumen Anda sendiri yang sudah dibuat sebelumnya.
g. Pilih “Next: Select recipients“. Silahkan pilih starting document untuk melanjutkan ke select recipients.
h. Pilih menu “Use an existing list“. Pada menu select recipients, silahkan Anda memilih Use an existing list kemudian pilih menu ‘Browse’, silahkan pilih lokasi database penerima yang sudah Anda buat sebelumnya. Jika sudah benar silahkan klik ‘Ok’ dan akan muncul tabel excel seperti yang Anda buat sebelumnya, silahkan klik ‘Ok’ untuk melanjutkan.
i. Selanjutnya pilih menu “Next: Write your letter“

4. Inset Mail Merge pada surat
Terakhir, Anda tinggal memasukan mail merge pada surat. Caranya pilih menu Insert Merge Field, lokasinya masih satu menu dengan Mailings. Kemudian masukan Field sesuai dengan bagian nama, alamat dan nama email. Pastikan Field sesuai dengan lokasinya, nantinya pada sebelah tulisan Nama, Alamat dan Email akan ada tulisan <<F2>>, <<F3>> dan <<F4>>.

5. Preview hasil Mail Merge
Terakhir, Anda bisa melihat setting mail merge yang sudah Anda buat apakah berhasil atau tidak. Anda bisa mengeceknya pada menu ‘Preview Results’, untuk mengecek daftar namanya Anda bisa menggeser tanda panah di samping preview results. Kode F2, F3 dan F4 yang Anda tulis tadi akan terisi dengan nama, alamat dan email. Surat yang Anda buat ini bisa langsung Anda print atau simpan pada hardisk komputer.

Dari berbagai sumber

Download

Aletheia Rabbani
Aletheia Rabbani “Bila kau tak tahan lelahnya belajar, maka kau harus tahan menanggung perihnya kebodohan” _Imam Syafi’i

Post a Comment for "Mail Merge: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Cara Menggunakannya"