Pengertian Surat Penawaran Harga, Fungsi, Jenis, Komponen, dan Contohnya
 |
| Surat Penawaran Harga |
A. Pengertian Surat Penawaran Harga
Surat penawaran harga adalah suatu dokumen yang berisi informasi seputar produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan sebagai penjual. Dokumen tersebut biasanya mengandung informasi berupa rincian harga produk, potongan harga, ketersediaan produk, dan lainnya.
Dokumen ini biasanya diedit dan dikirim ke klien potensial sesuai dengan permintaannya untuk barang atau jasa tertentu. Terkadang hanya disebut sebagai penawaran harga, pemasok harus menyiapkan penawaran harga dengan mempertimbangkan keuntungan mereka. Klien terkadang menolak penawaran harga yang Anda berikan dan meminta harga diturunkan.
Oleh karena itu, disarankan untuk menciptakan celah keuntungan yang cukup, sehingga ada ruang untuk penurunan harga. Namun, jika Anda memiliki harga tetap, penting untuk menyatakan bahwa di suatu tempat di penawaran harga Anda atau lampiran yang dikirim ke klien potensial menjelaskan bahwa harga yang Anda bebankan adalah harga tetap.
B. Fungsi Surat Penawaran Harga
Surat penawaran harga memiliki peran dalam membantu Anda melakukan promosi maupun penjualan. Selain itu beberapa fungsi-fungsi surat penawaran harga di antaranya,
1. Menjalin Hubungan dengan Konsumen. Hubungan perusahaan dengan konsumen sangat penting dan dibutuhkan. Hal ini dibutuhkan karena perusahaan tentu membutuhkan konsumen untuk menjalankan operasionalnya. Salah satu cara menjalin hubungan dengan konsumen adalah melalui surat penawaran harga.
2. Memperkenalkan Produk. Melalui surat penawaran, Anda dapat mengenalkan berbagai produk dari perusahaan Anda pada konsumen. Dengan begitu, konsumen akan mengenal produk yang Anda sediakan. Tidak masalah apabila konsumen belum berminat menggunakan produk. Yang terpenting, konsumen mengetahui dahulu apa saja produk yang disediakan oleh perusahaan.
3. Meningkatkan Penjualan. Dengan menggunakan surat ini dapat membuat calon konsumen akan tertarik dan memutuskan untuk melakukan pembelian produk.
4. Saluran Resmi untuk Menyediakan Informasi. Perusahaan yang mempunyai reputasi baik memberikan informasi yang cukup kepada masyarakat. Surat penawaran dapat menjadi media atau saluran yang resmi yang menyediakan informasi terkait penawaran produk. Hal ini akan meningkatkan kepercayaan konsumen akan produk yang disediakan.
C. Jenis Surat Penawaran Harga
Berbagai jenis surat penawaran dapat digunakan untuk alasan tertentu seperti yang dipersyaratkan oleh industri di antaranya,
1. Surat penawaran harga
Penawaran harga adalah dokumen yang dapat diedit yang dibuat oleh bisnis untuk menyediakan pelanggan potensial dengan perkiraan perhitungan harga barang atau menyelesaikan proyek tertentu yang ingin mereka lakukan. Ini berisi harga tetap barang dan jasa yang tidak dapat diubah setelah diterima oleh pelanggan.
Namun, ini mungkin tidak selalu terjadi, tergantung pada jenis hubungan antara bisnis dan pelanggan. surat penawaran ini harus berisi nama perusahaan Anda, informasi klien, masa berlaku, deskripsi barang atau jasa, harga, dan informasi relevan lainnya.
2. Surat penawaran penjualan
Surat penawaran penjualan adalah dokumen yang berisi ringkasan pesanan pembeli, biasanya dikirimkan kepada mereka setiap kali mereka memesan produk atau layanan tertentu dari penjual. Dokumen ini memberikan wawasan tentang biaya agar pesanan pembeli potensial dipenuhi.
Contoh umum penawaran penjualan dapat diambil dari toko online. Setiap kali calon pembeli mencoba membayar setelah memilih beberapa barang ke dalam keranjang, mereka akan melihat penawaran yang merinci pembelian potensial mereka dengan harga yang sudah dihitung.
3. Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian (PO) adalah dokumen komersial dan penawaran resmi pertama yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual yang menunjukkan jenis, jumlah, dan harga yang disepakati untuk produk atau layanan. Ini adalah dokumen resmi yang memungkinkan pembeli untuk membeli sekarang dan membayar nanti.
Pembeli juga dapat mengirim blanket PO ke penjual, meminta untuk membeli produk atau layanan secara berkelanjutan, hingga jumlah maksimum tertentu tercapai. Namun, penjual dapat memutuskan untuk menerima atau menolak pesanan pembelian.
4. Penawaran Perjalanan Bisnis
Business Travel Quotation adalah dokumen yang berisi biaya perjalanan, akomodasi, dan transportasi untuk memulai perjalanan bisnis, biasanya dikirim oleh agen perjalanan ke maestro bisnis atau perusahaan yang sering membawa karyawannya ke luar negeri untuk bisnis.
Penerima juga dapat mencakup perusahaan yang mensponsori perjalanan dan aplikasi visa karyawan internasional. Ini juga berisi asuransi kesehatan, asuransi perjalanan dan semua layanan tambahan lainnya yang ditawarkan oleh agen perjalanan. Klien dapat memilih untuk membeli semua layanan tambahan yang ditawarkan oleh agen perjalanan atau tidak.
5. Penawaran Acara Perusahaan
Penawaran acara perusahaan digunakan oleh perencana acara untuk memberikan informasi tentang biaya perencanaan acara organisasi perusahaan. Kutipan akan mencakup rincian biaya dekorasi, makanan, aula, mc, dan hal-hal lain yang diperlukan untuk acara tersebut.
Penawaran yang dikirim oleh perencana acara biasanya merupakan kombinasi dari kutipan yang dikirim oleh berbagai orang yang merupakan bagian integral dari acara tersebut. Ini termasuk perusahaan katering, persewaan peralatan, MC, agen keamanan, dan lain-lain.
D. Komponen dalam Surat Penawaran Harga
1. Tanggal penawaran
Tanggal penawaran adalah tanggal pengiriman penawaran. Penawaran mungkin telah disiapkan oleh penjual beberapa hari sebelum dikirim, tetapi seharusnya hanya memuat tanggal pengiriman ke pembeli. Tidak seperti saat dikirim secara elektronik, mungkin tidak sampai ke pembeli pada tanggal yang sama jika dikirim secara fisik. Oleh karena itu, dalam kasus ini disarankan untuk memperpanjang masa berlaku.
2. Berlaku hingga
Ini adalah periode validitas penawaran, yaitu tanggal hingga penawaran saat ini masih berlaku. Jika bisnis akan melaksanakan proyek untuk perusahaan, masa berlakunya harus waktu penyelesaian proyek yang diproyeksikan. Untuk produk, pembeli mungkin diberi waktu satu minggu atau lebih untuk menyelesaikan pembelian. Ini karena harga barang bisa berubah.
3. Nomor penawaran
Setiap penawaran yang dikirimkan ke pelanggan harus memiliki nomor unik, yang penting untuk tujuan identifikasi. Dengan nomor kutipan, Anda dapat dengan mudah melacak setiap kutipan. Pelanggan mungkin melakukan pemesanan yang sama pada waktu yang berbeda, itulah mengapa Anda perlu memiliki nomor penawaran unik untuk setiap pesanan agar mudah membedakannya.
4. ID Pelanggan
Mirip dengan nomor penawaran, setiap pelanggan harus memiliki ID pelanggan yang unik. Dua pelanggan yang berbeda dapat memiliki nama atau pekerjaan yang sama dari lokasi yang sama. Namun dengan ID pelanggan yang unik, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi pelanggan dengan data serupa. Ini juga dapat berguna untuk klasifikasi pesanan yang tepat, dengan kuncinya adalah ID pelanggan.
5. Alamat pelanggan
Ini adalah alamat pelanggan yang kutipannya dinaikkan. Saat berurusan dengan suatu organisasi, alamat pelanggan harus menjadi alamat resmi organisasi. Dalam hal ini harus diberi judul, dan alamat perusahaan. Jika perusahaan memiliki cabang yang berbeda, maka harus ditujukan ke cabang yang mengajukan permintaan, masing-masing lokasi pengiriman.
6. Deskripsi proyek / produk
Di sini, Anda menjelaskan setiap produk atau proyek yang Anda mulai untuk memberikan detail yang cukup kepada pelanggan tentang apa yang akan dia dapatkan. Misalnya, uraian untuk satu kantong semen akan mencantumkan nama merek dan ukurannya.
Demikian pula, saat mencantumkan makanan dalam penawaran, perencana acara harus memberikan detail tentang makanan di menu — nama, dan pengukur setiap makanan. Misalnya. lumpia, bungkus burger dan kentang goreng, dan lain-lain.
7. Kuantitas
Jumlah setiap item dalam deskripsi juga harus ditambahkan. Menggunakan contoh makanan yang disorot di atas, jumlah nampan lumpia mungkin 2, sementara kami memiliki 50 / bungkus burger dan kentang goreng.
8. Catatan / Instruksi Khusus
Di sinilah instruksi kutipan dimasukkan. Misalnya. “Penawaran ini hanya berlaku untuk pembelian yang pembayarannya akan segera dilakukan. Harga tersebut dikenakan biaya pemrosesan 2% untuk periode pembayaran yang diperpanjang.”
9. Syarat & Ketentuan
Ini termasuk poin penting seperti syarat pembayaran, syarat konfirmasi, dan lain-lain.
10. Orang yang dapat dihubungi
Jika pelanggan membutuhkan klarifikasi lebih lanjut, narahubung adalah orang yang akan mereka hubungi saya. Oleh karena itu, penghubung bisa menjadi agen layanan pelanggan atau pimpinan proyek.
E. Contoh Surat Penawaran Harga
Berikut adalah contoh surat penawaran harga yang umum digunakan dalam dunia bisnis:
PT Bintang Timur
Jl. Solo Nomor 161, Sleman, Yogyakarta
Yogyakarta, 20 Juni 2019
Nomor : 7/BT/VI/2019
Lampiran : –
Hal : Penawaran Harga
Kepada Yth. Bpk. Aji Santoso (pemilik Toko Tunggal Jaya)
Jl. Kenari No. 16, Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT Bintang Timur bermaksud menawarkan produk kepada Bapak Aji Santoso selaku pemilik Toko Tunggal Jaya. Penawaran menarik tersebut khusus kami berikan dalam rangka peluncuran jenis produk terbaru. Berikut daftar harga yang kami tawarkan:
1. TV LED 32 inch dengan merek Samsung seharga Rp2.000.000
2. Laptop Acer 14 inch dengan merek Acer seharga Rp3.500.000
3. Speaker dengan merek Polytron seharga Rp1.200.000
4. AC dengan merek LG seharga Rp3.000.000
Jika berminat pada produk dengan harga yang kami tawarkan tersebut, ada beberapa metode pembayaran yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan transaksi, yaitu:
• Pembayaran dengan cash pada saat barang diantar ke toko
• Pembayaran dengan kartu kredit (BCA dan Mandiri)
• Pembayaran dengan cicilan sebanyak 4 kali dan DP sebesar 50% dari harga barang.
Demikian surat penawaran harga ini kami sampaikan dengan harapan bahwa Bapak berminat pada produk yang ditawarkan. Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
Direktur Utama
PT Bintang Timur
TTD
Fahri Santoso
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Surat Penawaran Harga, Fungsi, Jenis, Komponen, dan Contohnya"