Pengertian Quotation, Tujuan, Jenis, Format, Contoh, dan Manfaatnya
 |
| Quotation |
A. Pengertian Quotation
Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya permintaan. Fungsinya adalah sebagai penawaran tentang harga atau jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan, dokumen ini biasa digunakan untuk transaksi B2B.
Tujuan utama dibuatnya quotation adalah sebagai wujud kesepakatan harga antara pihak pembeli dan penjual. Umumnya, harga yang ditawarkan mempunyai perbedaan harga dengan harga lainnya di pasaran. Maka dari itu timbullah dokumen quotation ini.
B. Tujuan Kesepakatan Metode Pembayaran
Tujuan dari adanya kesepakatan metode pembayaran di antaranya,
1. Untuk dapat mengatur uang keluar dan masuk perusahaan, baik dari pihak penjual maupun pembeli. Ini membantu keuangan untuk tetap dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya, serta mengontrol uang yang masuk dan keluar.
2. Melindungi pembeli dari kenaikan harga. Jika suatu saat penjual memutuskan untuk menaikkan harga di tengah pemesanan barang, maka pembeli masih tetap dikenakan harga lama sampai pembayaran di lakukan.
3. Memberikan kejelasan kepada pembeli, tentang kapan barang tersebut selambat-lambatnya harus dibayar. Hal ini menghindari konflik antara pembeli dan penjual di masa depan.
Quotation biasanya juga terdapat penjelasan minimal jumlah order, untuk mendapatkan harga yang telah disepakati. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, harga yang diberikan dalam surat penawaran cenderung berbeda atau lebih rendah dari harga di pasar. Beberapa perusahaan akan menetapkan minimal order, untuk menutupi potongan harga tersebut.
C. Jenis Quotation
Dalam setiap transaksi, quotation memiliki berbagai perannya masing-masing. Sehingga, akan menghasilkan dua jenis surat penawaran di antaranya,
1. Vendor Quotation
Vendor quotation adalah suatu penawaran atau bentuk daftar kesepakatan yang sudah disusun oleh pihak perusahaan manufaktur kepada pihak vendor atau supplier
Jadi, ketika perusahaan manufaktur ingin melakukan suatu jenis kesepakatan dengan pihak vendor, perusahaan akan mengeluarkan vendor quotation ini agar bisa ditawarkan kepada pihak vendor. jenis quotation seperti ini memang lebih banyak digunakan oleh perusahaan manufaktur.
2. Customer’s Quotation
Customer’s quotation adalah salah satu surat penawaran ataupun suatu daftar kesepakatan yang dibuat oleh perusahaan untuk bisa mendapatkan pelanggan. Jadi, ketika perusahaan ingin melakukan penawaran penjualan pada pelanggan, maka pihak perusahaan bisa mengeluarkan Customer’s quotation.
Jadi, perbedaan antar kedua quotation di atas sebenarnya bisa dilihat dengan mudah, yaitu dilihat dari pihak mana yang memberikan penawaran. Namun, pihak manapun yang mengeluarkan penawaran sebenarnya bukanlah masalah, karena nantinya akan bisa dikembalikan lagi pada pihak perusahaan.
Walaupun nantinya ada vendor yang menawarkan quotation pada perusahaan, namun akan tetap dianggap sebagai vendor quotation. Sedangkan untuk pihak perusahaan, quotation tersebut adalah jenis customer’s quotation.
D. Format Quotation
Walaupun quotation digunakan sebagai dokumen penawaran, tapi dalam hal bisnis, surat quotation adalah suatu dokumen yang mempunyai format tersendiri. Di dalam penyusunan penawaran, perusahaan juga harus memerhatikan berbagai hal.
Selain sebagai bentuk formalitas, tujuannya adalah untuk memperlihatkan sisi profesionalitas, sehingga akan memudahkan pihak perusahaan untuk bisa menjalin kerjasama yang lebih erat lagi. Berikut 3 bagian utama dalam quotation di antaranya,
1. Bagian Pembuka
Pada bagian awal ini, disarankan untuk mengisis informasi terkait profil perusahaan, seperti company profile secara singkat. Anda juga bisa mempromosikan perusahaan dalam bagian pembukaan ini. tujuannya adalah untuk mengenalkan diri ke pihak kedua, dan juga untuk menarik minat pembaca untuk bisa mendapatkan penawaran yang lebih lanjut lagi.
Beberapa profil perusahaan disarankan untuk melengkapi berbagai surat wajib, seperti SIUP, TDR, NPWP, dan sertifikat lainnya. Dokumen ini mampu membantu Anda untuk menjelaskan pada calon pelanggan bahwa perusahaan Anda sudah resmi dan legal.
Selain itu, masukkan juga kelebihan dan keunggulan perusahaan Anda dengan perusahaan lain. Dengan begitu, secara tidak langsung Anda akan mengatakan bahwa perusahaan Anda sangat layak untuk diajak bekerja sama.
2. Bagian Isi Konten Surat
DI dalam bagian ini, Anda harus mulai menjabarkan detail quotation secara lengkap. Mulai dari jenis barang, kuantitas barang, jumlah minimal pemesanan, cara pembayaran, dll. Anda juga bisa menambahkan keterangan lainnya pada bagian bawah untuk bisa menarik minat calon pembeli.
3. Bagian Penutup
Bagian terakhir ini ada baiknya diisi kalimat yang menunjukkan harapan Anda yang besar untuk bisa menjalin kerjasama dengan calon pelanggan. Ucapkan juga kata terima kasih pada pembaca karena sudah menyediakan waktunya untuk membaca surat quotation Anda.
Sebagai tambahan lain untuk bisa menarik minat calon pelanggan, disarankan juga untuk melampirkan dokumentasi pekerjaan yang pernah Anda lakukan sebelumnya, terutama pada jenis penawaran yang sudah pernah Anda tawarkan. Lampiran ini bisa dijadikan sebagai bukti bahwa pihak perusahaan sudah mempunyai pengalaman pada bidang yang sedang digeluti.
E. Contoh Quotation
Berikut contoh kesepakatan pembayaran yang umumnya dilakukan di antaranya,
1. Cash on Delivery (COD)
Sistem pembayaran ini akan dilakukan secara tunai, tepat ketika barang yang sudah dipesan sudah sampai di tujuan. Pembayaran ini bisa dilakukan secara tunai atau dengan melalui cek, untuk kemudian dititipkan kepada pihak yang akan mengantar barang pesanan tersebut atau pihak terkait yang sudah melakukan kesepakatan.
Cara ini akan menguntungkan kedua belah pihak, karena pihak pembeli dan penjual akan merasa aman dalam melakukan transaksinya. Pihak pembeli tidak perlu khawatir barangnya tidak dikirim atau telat, dan pihak penjual tidak perlu khawatir produk barangnya tidak dibayar saat sudah diterima oleh pembeli.
2. Cash Before Delivery
Sistem pembayaran cash before delivery adalah salah satu sistem pembayaran yang dilakukan sebelum barang-barang dikirim ke pelanggan. Jenis sistem pembayaran ini sangat banyak dilakukan setelah sistem CoD.
Metode pembayaran ini juga bisa Anda temukan dengan mudah, seperti dalam jual beli online. Keuntungannya adalah akan memberikan keuntungan pada pihak penjual, karena bisa meminimalisir risiko adanya tindak penipuan ataupun keterlambatan pembayaran yang akan berdampak pada kegiatan operasional lainnya.
3. Term of Payment
Metode pembayaran term of payment adalah metode pembayaran yang dilakukan dengan memanfaatkan waktu atau biasa disebut dengan jatuh tempo. Umumnya, akan tertulis TOP 30, TOP 45, dll. Penjelasannya, TOP 31 adalah pembeli harus membayar paling lama 30 hari setelah dari tanggal faktur.
Jika hal tersebut tidak bisa dipenuhi oleh pihak pembeli, maka nantinya akan ada sanksi dari pihak penjual kepada pembeli. Sanksi tersebut bisa berupa denda ataupun bunga atau bahkan di masukkan ke dalam daftar hitam pelanggan.
Kelebihan dari cara pembayaran ini bagi pihak penjual adalah mampu meningkatkan jumlah pelanggan, karena sistem pembayaran bisa ditunda. Kekurangannya adalah jika pembeli telat atau tidak mampu membayar, maka tentunya akan merugikan pihak penjual.
Sedangkan keuntungan dari dilakukannya cara ini untuk pihak pembeli adalah adanya waktu untuk memutar uang atau barang yang dipesannya. Sehingga, nantinya uang yang akan dibayarkan kepada penjual adalah hasil dari penjualan barang, bukan dari modal.
Kekurangannya adalah ada pada jatuh tempo pembayaran dari tanggal yang tertera di faktur, bukan dari tanggal barang tersebut sudah tiba di tempat pembeli. Jadi, jika Anda menggunakan cara pembayaran TOP 30 dan pengiriman memerlukan waktu kurang lebih dua minggu untuk tiba di alamat Anda, maka tanggal jatuh tempo yang Anda miliki adalah sekitar 16 hari lagi.
F. Manfaat Quotation
Menggunakan quotation dalam pengadaan barang tentunya dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan di antaranya,
1. Efektif dan Efisien
Seluruh harga dan jumlah yang diinginkan perusahaan tertulis jelas di selembar kertas sehingga perusahaan dan vendor dimudahkan ketika membutuhkan suatu barang atau jasa.
2. Meminimalisir Risiko yang Tidak Diharapkan
Meminimalisir risiko dari kejadian atau hal-hal yang tidak diinginkan misalnya pembatalan pembelian, perubahan harga, ketersediaan stok dan sebagainya. Hal-hal tersebut jika terjadi maka dapat menghambat proses pengadaan barang.
3. Mempermudah Proses Pengadaan
Tidak perlu khawatir untuk melakukan permintaan produk atau jasa dalam jumlah yang besar, produk atau jasa yang susah didapat, dan masalah dalam biaya kirim. Penulisan yang jelas mengenai jumlah dan jenis barang membantu Anda mencarikan produk atau jasa sesuai dengan keinginan vendor dengan kualitas, spesifikasi, anggaran dan lokasi yang diinginkan.
4. Menghemat Waktu
Langkah-langkah pengadaan barang yang biasanya memakan waktu adalah pemilihan produk, perbandingan vendor lokasi dan lain-lain. Anda cukup menulis kebutuhan perusahaan yang akan diformulasikan, mencairkan dan memberikan berbagai pilihan vendor terbaik.
5. Mengatur Uang Keluar dan Masuk
Perusahaan dapat lebih teratur dalam mengatur uang yang masuk dan keluar jika jelas rincian barangnya, baik dari pihak penjual atau pembeli. Hal ini akan membuat kondisi keuangan perusahaan tetap berada di dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Quotation, Tujuan, Jenis, Format, Contoh, dan Manfaatnya"