Pengertian Town Hall Meeting, Persiapan, Kelebihan, dan Kekurangannya
 |
| Town Hall Meeting |
A. Pengertian Town Hall Meeting
Town hall meeting adalah salah satu jenis meeting yang diadakan untuk memberi update secara rutin dan juga menyelaraskan visi misi perusahaan. Town hall meeting disebut juga all-hands dan juga all-staff meeting. Dalam town hall meeting semua anggota perusahaan harus menghadiri tanpa terkecuali, termasuk jajaran manajer, atau mungkin CEO dari perusahaan.
Pertemuan ini juga digunakan sebagai pemberitahuan terkait pencapaian masing-masing manajer yang ada dalam perusahaan. Diketahui dalam pertemuan ini para manajer biasanya akan mempersiapkan laporan terlebih dahulu terkait pencapaian berdasarkan metode pengukuran manajemen kerja yang ada.
B. Persiapan Town Hall Meeting
Terdapat berbagai macam persiapan sebelum melakukan meeting dengan bentuk town hall di antaranya,
1. Tentukan waktu meeting dengan tepat
Dengan begitu banyaknya jumlah peserta meeting, sudah pasti waktu serta tempat menjadi hal yang tidak boleh lupa disiapkan. Town hall bisa dilakukan di Aula, ballroom atau tempat lainnya.
Jika ingin lebih praktis, town hall sebenarnya dapat dilakukan secara online dengan menggunakan aplikasi video. Aplikasi video seperti Hangout, Zoom bisa digunakan untuk melakukan meeting yang lebih praktis.
2. Buat agenda kegiatan yang teratur
Karena begitu banyaknya peserta dari town hall, dan tentu saja banyak hal yang akan dijadikan sebagai bahan pembahasan, agenda meeting harus diatur dengan baik.
Sehingga, meeting bukan hanya sebatas untuk mengetahui update dari setiap divisi, namun juga untuk mengetahui apa ada hal lain yang bisa disampaikan, seperti pencapaian anggota tim, pencapaian salah satu bagian perusahaan hingga seputar libur nasional.
3. Kumpulkan pertanyaan sebelum melakukan meeting
Sebelum melakukan town hall meeting, usahakan sudah mengumpulkan berbagai pertanyaan terlebih dahulu. Dengan begitu banyaknya jumlah peserta, lebih baik pertanyaan dikumpulkan.
Anda dapat menyebarkan email yang berisi mengenai apa saja yang ingin ditanyakan atau dijawab ketika melakukan town hall. Anda bisa melakukan list mana saja pertanyaan yang urgent dan harus dijawab saat itu juga.
4. Tunjuk seorang moderator
Agar meeting yang dilakukan ini berjalan dengan kondusif, Anda dapat menunjuk siapa yang menjadi pembicara serta moderator. Jika banyak pembicara, Anda bisa menyesuaikan durasi dari town hall. Contohnya saja jika banyak pembicara yang nantinya ada, Anda bisa mengurangi jumlah pertanyaan yang dilontarkan.
C. Kelebihan Town Hall Meeting
1. Update Penting Perusahaan Disampaikan Secara Langsung
Dengan adanya meeting atau pertemuan ini yang dilakukan secara rutin dan dihadiri oleh semua anggota perusahaan tentu saja akan memudahkan perusahaan. Kemudahan yang dimaksudkan yaitu adanya update terbaru di perusahaan tersebut. Tidak takut dengan adanya informasi pembaharuan yang kurang tersampaikan atau kesalahpahaman. Karena informasi pembaharuan yang ada di sampaikan secara langsung dalam meeting pertemuan ini.
2. Organisasi Kepemimpinan Terlihat
Karena meeting ini dihadiri semua anggota perusahaan termasuk CEO dan pejabat penting di dalamnya. Dengan adanya pertemuan ini bagi pejabat yang sekiranya susah atau bahkan jarang sekali untuk terlihat dapat menghadiri dan menunjukkan kepemimpinan organisasi yang ada dalam perusahaan tersebut.
3. Memperkuat Kebiasaan dan Nilai
Dengan adanya town hall meeting ini dapat menjadi kesempatan untuk memberikan nilai lebih kepada para karyawan. Misalnya menanamkan nilai yang ada dalam perusahaan tersebut kepada semua anggota perusahaan. Karena cakupan dari pertemuan ini luas tentu saja ini akan berdampak lebih besar ketimbang hanya dengan memberikan nilai kepada karyawan secara personal.
4. Memperkuat Kerja Tim dan Kerja Sama
Dalam suatu perusahaan tentu saja terdapat banyak sekali tim dengan berbagai bidangnya. Tentu saja hal ini menyebabkan kurangnya keakraban dan juga kerja sama yang terjalin. Namun dengan adanya pertemuan ini dapat menjadi jembatan dari berbagai tim untuk sama-sama lebih mengenal dan akrab.
Sehingga nantinya akan memunculkan kemungkinan untuk antar tim melakukan kolaborasi atau kerja sama untuk menyelesaikan permasalahan atau project yang ada.
5. Upan Balik Secara Langsung
Dengan pertemuan yang dilakukan tatap muka secara langsung dengan semua anggota yang ada membuat apa bila terdapat keputusan atau perundingan. Antara petinggi dan juga karyawan biasa dapat menyampaikan masukan atau pertanyaan mereka secara langsung tanpa adanya filter. Filter yang dimaksudkan yaitu pengurangan atau penambahan hal yang menjadi pendapat dari para karyawan.
6. Dapat Dinikmati Semua Anggota Perusahaan
Tentu kita tahu dalam bekerja ada kalanya kita mengalami rasa bosan atau merasa lelah karena kita semua telah bekerja keras. Karena itu dengan adanya rapat ini dapat juga dijadikan sebagai salah satu hiburan di mana semua anggota perusahaan dapat sebentar terbebas dari pekerjaan mereka. Pada faktanya hal ini juga dapat menjadi sebagai ajang untuk mempromosikan kerjasama tim. Yang nantinya juga membantu retensi karyawan.
D. Kekurangan Dari Town Hall Meeting
1. Kompleksitas
Di mana dalam suatu perusahaan besar yang pegawai atau timnya tersebar dalam berbagai tempat atau negara tentu saja tidak dapat dilakukan secara langsung. Dan pada akhirnya untuk mengadakan pertemuan ini harus membutuh usaha lebih untuk mengatur dan terkesan rumit.
2. Informasi Disaring
Dengan pertemuan yang dilakukan langsung tatap muka hal ini menyebabkan banyak orang yang justru menyampaikan pendapat bukan murni sebagai pendapat untuk solusi yang ada. Namun mereka justru memberikan pendapat karena mereka ingin didengar seperti misalnya ingin dipromosikan.
3. Masalah Sosial
Yang dimaksudkan di sini adalah di mana setiap orang memiliki karakteristik tersendiri. Adanya yang suka berpendapat ada juga orang kurang atau bahkan kesulitan untuk menyampaikan sesuatu. Karena itu Anda dapat menanggulanginya dengan menggunakan teknologi yang ada.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Town Hall Meeting, Persiapan, Kelebihan, dan Kekurangannya"