Pengertian Vendor Management System, Tujuan, Keuntungan, Kekurangan, dan Contohnya
 |
| Vendor Management System |
A. Pengertian Vendor Management System
Vendor management system adalah pengelolaan vendor atau rekanan yang merupakan bagian dari pengadaan barang dan jasa (procurement). Vendor management system dibentuk dengan tujuan untuk mendapatkan transparansi keseluruhan terkait aspek pengadaan perusahaan, baik data dan informasi yang berkaitan dengan penyedia barang dan jasa.
B. Tujuan Vendor Management System
Singkatnya, keberadaan vendor management system diharapkan dapat membangun hubungan yang harmonis dengan rekanan. Di mana relasi ini dapat saling menguntungkan serta berjalan secara berkelanjutan, sehingga kedua belah pihak dapat terus tumbuh dan sukses bersama.
Jika dijabarkan terdapat beberapa tujuan utama dari implementasi vendor management di antaranya,
1. Memastikan kinerja vendor sesuai harapan, baik dalam memasok barang/jasa dengan tepat waktu, tepat jumlah, serta kualitasnya sesuai dengan kesepakatan awal.
2. Meningkatkan value for money dari vendor, yaitu kombinasi yang paling menguntungkan antara biaya, kualitas, dan keberlanjutan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
3. Mengurangi risiko serta meningkatkan ketahanan penyedia barang/jasa apabila masalah timbul di suatu waktu.
4. Mengarahkan pengadaan barang/jasa dari yang awalnya “penghematan” menjadi “penghasil keuntungan”.
5. Mengelola hubungan dengan vendor, sehingga terjalin kerjasama yang dapat mendukung strategi dan kinerja perusahaan.
C. Keuntungan Vendor Management System
Terdapat beberapa keuntungan perusahaan ketika membentuk vendor management system di antaranya,
1. Mendapatkan Pilihan Yang Baik
Dengan mengimplementasikan yang tepat oleh vendor management maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan adanya calon mitra yang luas, menghasilkan pilihan yang tepat sesuai dengan kemampuan perusahaan. Sehingga perusahaan juga dapat mengefisiensikan pengeluaran.
2. Meningkatkan Kekuatan Pembelian
Dengan banyaknya data supplier yang terdata dan hubungan yang terjaga dengan baik, maka perusahaan dapat melakukan proses konsolidasi. Perusahaan juga dapat meningkatkan daya beli dengan menurunkan harga pembelian dengan pengadaan dalam jumlah besar dari supplier yang telah terseleksi.
3. Meningkatkan Kepatuhan Supplier
Perusahaan akan lebih mudah mengatur supplier dengan data-data yang telah dikumpulkan dengan baik. Dengan begitu pula komunikasi, dokumentasi, serta audit dan proses due diligence dapat berjalan dengan akurat.
4. Manajemen Performa yang Baik
Dengan performa keseluruhan data yang terintegrasi dengan baik maka perusahaan dapat melihat kinerja perusahaan apakah baik atau tidak. Hal ini juga menjadi sumber pengambilan keputusan bagi perusahaan.
5. Mengurangi Biaya
Membuat vendor management bukan hanya sebatas agar perusahaan mendapatkan harga termurah dari supplier. Kuncinya juga perusahaan dapat melihat transparansi dari supplier, menentukan nilai produk terbaik, dan melihat biaya-biaya yang tidak terduga yang perusahaan tidak ketahui. Sehingga dengan begitu perusahaan dapat mengendalikan laju pengeluaran perusahaan untuk melakukan penghematan.
Bagi sebuah perusahaan pengendalian keuangan tentu sangat penting. Dengan mengimplementasikan vendor management system yang tepat maka perusahaan akan memperoleh keuntungan agar dapat menjalankan strategi perusahaan dengan baik.
D. Kekurangan Vendor Management System
Tentunya menggunakan vendor management system memiliki beberapa kekurangan juga yang patut untuk diperhatikan. Sehingga saat kelemahan ini terjadi, tidak ada pihak yang merasa kecewa atau dirugikan karena sudah dapat memprediksi potensi tersebut sejak awal.
1. Sulit Melakukan Pengawasan
Menggunakan vendor seringkali memiliki kekurangan berupa sulitnya melakukan pengawasan. Mulai dari memastikan vendor memastikan jumlah suplai yang sesuai dengan ketentuan, hingga memastikan bahwa suplai dilakukan tepat waktu. Maka dari itu dibutuhkan pengawasan ekstra saat memutuskan menggunakan vendor untuk membantu suplai pada sebuah perusahaan. Supaya risiko semacam ini dapat diminimalkan, terutama keterlambatan suplai yang bisa mengganggu kepercayaan pelanggan.
2. Jaminan Kualitas
Risiko lain yang sangat mungkin terjadi apabila menggunakan vendor yaitu jaminan kualitas yang tidak menentu. Sering kali vendor memproduksi barang maupun jasa yang tidak sesuai dengan harapan, sehingga bukannya memberikan keuntungan namun malah mendatangkan kerugian. Maka dari itu pastikan untuk menerapkan kontrak kerja sama yang tepat supaya hal semacam ini dapat dihindari. Misalnya dengan memberikan penalti jika suplai produk tidak sesuai kriteria yang disepakati.
3. Ketepatan Suplai
Umumnya ketepatan waktu untuk mengirimkan produk atau menghasilkan produk juga bisa menjadi titik lemah saat mempercayakan sesuatu kepada pihak lain atau vendor. Maka dari itu perusahaan harus sebisa mungkin melakukan monitor dan pengawasan pada jadwal yang telah disepakati bersama. Supaya hal ini bisa diminimalkan atau bahkan sebisa mungkin dihindari untuk mencegah risiko kerugian akibat keterlambatan suplai barang maupun jasa.
4. Risiko Penipuan
Risiko terbesar menggunakan vendor management system yang kurang baik yaitu adanya penipuan. Sehingga besar kemungkinan vendor tidak melaksanakan kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya atau bahkan tidak pernah menyelesaikan kesepakatan sama sekali. Maka dari itu dibutuhkan jaminan dasar hukum yang kuat contohnya melalui kontrak kerja sama yang bisa menghindari resiko semacam ini terjadi.
E. Contoh Penerapan Vendor Management
Tentunya menerapkan pelaksanaan vendor management system pada sebuah bisnis dapat dilakukan di berbagai hal dan bidang. Sehingga dalam sebuah perusahaan terbuka luas kesempatan untuk bekerja sama dengan vendor dalam mensuplai atau memperoleh barang tertentu. Berikut beberapa contoh penerapan yang umum dilakukan pada banyak perusahaan.
1. Suplai Produk Ke Konsumen
Pada dasarnya ada dua macam suplai yang bisa diberikan oleh vendor pada sebuah perusahaan. Yaitu suplai yang ditujukan untuk membantu perusahaan memenuhi kebutuhan konsumen. Kemudian yang kedua yaitu suplai yang ditujukan untuk keperluan internal perusahaan. Maka dari itu sangat penting membedakan keduanya untuk memastikan jalannya suplai yang efektif dan maksimal.
Pertama yaitu suplai untuk produk ke konsumen. Di mana dalam hal ini vendor akan bertugas untuk membantu perusahaan menyediakan produk yang serupa untuk diteruskan pada konsumen perusahaan. Sehingga dalam hal ini perusahaan tidak perlu menambah produksi namun cukup menggunakan jasa vendor untuk menambah stok dan memenuhi kebutuhan pelanggan.
2. Suplai Produk Konsumtif Perusahaan
Selain dari pemenuhan suplai ke konsumen, ada pula fungsi vendor yang membantu suplai produk pada kebutuhan perusahaan itu sendiri. Misalnya saja vendor penyedia alat tulis perusahaan, atau vendor katering makan siang untuk karyawan perusahaan. Dalam hal ini tentu saja diterapkan pengaturan yang sesuai dengan kesepakatan antara vendor dan perusahaan dalam hal memenuhi kebutuhan perusahaan secara optimal.
Dengan menggunakan vendor, maka perusahaan tidak perlu mencari kebutuhan setiap kalinya secara manual. Semua akan berjalan secara sistematis dan otomatis secara berkala sesuai kesepakatan. Misalnya jika sepakat melakukan suplai makan siang setiap hari, maka tentu semua ini akan berjalan sesuai kesepakatan dengan sendirinya. Hal ini tentunya membantu memberikan efisiensi yang lebih tinggi serta produktivitas yang lebih baik pada perusahaan dan karyawannya.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Vendor Management System, Tujuan, Keuntungan, Kekurangan, dan Contohnya"