Pengertian Kick Off Meeting dan Cara Menggelarnya
 |
| Kick Off Meeting |
A. Pengertian Kick Off Meeting (Pertemuan Perdana)
Kick off meeting (pertemuan perdana) adalah Pertemuan resmi pertama sekelompok orang yang akan bekerjasama dalam sebuah proyek. Orang yang terlibat pada pertemuan adalah tim proyek dan stakeholder yang berkepentingan dalam proyek.
Kick off meeting merupakan kegiatan yang sangat penting untuk memastikan bahwa semua karyawan ataupun pihak yang berkepentingan memahami tujuan dan ruang lingkup proyek, pengenalan anggota kelompok kerja beserta garis besar kegiatan yang akan dilaksanakan dan juga tenggat waktunya.
Kick off meeting ini merupakan kesempatan untuk mempertemukan dan mendapatkan orang yang tepat pada tempat dan waktu yang tepat untuk melakukan sinkronisasi dan mendiskusikan segala sesuatu yang akan memandu proyek yang bersangkutan untuk mencapai keberhasilan dan kesuksesan.
Proyek harus sudah direncanakan sebelum pertemuan ini, untuk kemudian dibahas pada pertemuan tersebut. Selain itu, beberapa masalah teknis dapat didiskusikan meliputi di antaranya,
1. Berkenalan dengan anggota proyek
2. Latar belakang proyek
3. Tujuan proyek
4. Hasil yang diharapkan
5. Pertukaran Teknologi
6. Dan lain-lain
B. Cara Menggelar Kick Off Meeting (Pertemuan Perdana)
Agar rapat ini maksimal, terdapat beberapa langkah yang bisa diterapkan di antaranya,
1. Mulai dengan kenalan
Dalam proyek baru, sering kali, tak semua orang kenal satu sama lain. Mungkin, mereka sekadar saling tahu nama saja. Ternyata, ini saja tidak cukup. Anda butuh berkenalan secara formal agar bisa percaya dengan orang lain. Itulah kenapa, jenis rapat ini sebaiknya diawali dengan sesi kenalan. Agar tak kaku, coba gunakan berbagai pertanyaan ice breaking.
2. Tetapkan tujuan
kick off meeting punya banyak sekali tujuan, di antara sederet tujuan tadi, mana yang akan jadi fokus rapat Anda. Tentu saja, ini tak hanya berlaku dalam rapat kick off. Semua jenis rapat harus punya tujuan yang jelas. Dengan begitu, agenda kumpul bersama ini jauh lebih terarah. Tak ada lagi orang yang merasa jam kerjanya terbuang sia-sia.
3. Siapkan pesan
Agar rapat tidak berujung buang waktu saja, sebagai tambahan pencegah hal ini, Anda juga bisa menyiapkan pesan jauh-jauh hari. Tak semua informasi harus diberikan pada saat meeting. Kadang kala, ada dokumen yang bisa Anda bagikan sebelumnya. Dengan begitu, durasi rapat bisa terpangkas. Jika anggota rapat harus mengisi suatu informasi, informasinya juga sudah tertulis dengan jelas.
4. Akhiri dengan kesimpulan
Di akhir kick off meeting, coba cek kembali, apakah tujuan rapat sudah tercapai atau belum Siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan apa? Selain itu, apa langkah follow-up yang akan terjadi setelah sebuah pekerjaan selesai? Tentukan semuanya sebelum rapat diakhiri. Dengan begitu, semua pihak tahu apa yang harus dilakukan setelah meeting.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Kick Off Meeting dan Cara Menggelarnya"