Pengertian Contingency Plan, Cara Menyusun dan Membuatnya, Serta Contohnya
 |
| Contingency Plan |
A. Pengertian Contingency Plan (Rencana Cadangan)
Contingency plan adalah proses mempersiapkan organisasi untuk merespons peristiwa yang tidak direncanakan. Contingency plan merupakan istilah bahasa Inggris yang berarti rencana cadangan, sering juga disebut rencana darurat, rencana kontingensi, rencana tanggap darurat, atau bahkan dalam frasa yang lebih ringkas—plan B.
Contingency plan digunakan sebagai suatu tindakan alternatif yang dipersiapkan ketika tindakan utama yang direncanakan untuk melakukan sesuatu gagal atau terhambat oleh berbagai faktor. Contingency plan dimiliki dan digunakan seiring kesadaran bahwa selalu ada risiko yang bisa menghampiri model bisnis apa pun.
Dalam banyak kasus, contingency plan dibuat untuk merespons peristiwa negatif yang akan merusak reputasi perusahaan. Dengan kata lain, contingency plan merupakan strategi proaktif yang dibuat untuk memperhitungkan peristiwa-peristiwa yang mengganggu kegiatan usaha.
B. Cara Menyusun Contingency Plan (Rencana Cadangan)
Berikut cara terbaik dalam menyusun contingency plan di antaranya,
1. Contingency plan harus disusun secara sederhana. Seluruh bahasa dan juga instruksi yang ada di dalamnya harus bisa dimengerti dengan mudah oleh setiap karyawan, staf, atau siapapun yang berhubungan di dalamnya.
2. Contingency plan disusun untuk bisa dijelaskan secara formal kepada semua divisi perusahaan, dan mereka harus mengerti tentang pentingnya memiliki contingency plan.
C. Cara Membuat Contingency Plan (Rencana Cadangan)
Untuk membuat sebuah contingency plan yang baik dan berpotensi menyelamatkan bisnis Anda, maka ada beberapa langkah yang patut diambil ketika Anda menyusunnya.
1. Identifikasi dan prioritaskan sumber daya
Lakukan penelitian di dalam perusahaan Anda dan buatlah daftar sumber daya krusialnya seperti tim, peralatan, fasilitas, dan lain-lain. Setelah itu, Anda dapat memprioritaskan daftar itu dari yang paling penting hingga tidak penting. Kembangkan berbagai gradasi skenario dari skenario yang sama, seperti skenario terbaik hingga skenario terburuk.
2. Cari risiko utama
Cobalah untuk mencari tahu tentang gambaran lengkap mengenai peristiwa yang dapat membahayakan sumber daya Anda. Analisa setiap bidang, tim, dan juga departemen yang ada. Dan bila perlu, Anda bisa menyewa konsultan yang berpengalaman.
3. Buat draft contingency plan
Jika Anda bisa, maka tuliskan draft contingency plan untuk setiap risiko yang Anda identifikasi. Mulailah dari yang paling atas atau paling penting dari kehidupan organisasi Anda. Apa pun rencananya, pemikiran di baliknya harus menjadi langkah yang diperlukan guna melanjutkan normalisasi perusahaan. Buatlah pula rencana darurat untuk masing-masing risiko yang mungkin terjadi.
4. Putuskan langkah apa yang diambil untuk menjalankan bisnis Anda kembali
Sebagai contoh, saat Anda harus berhadapan dengan banjir. Maka tentukan hal apa saja yang bisa dilakukan untuk mengantisipasi kejadian tersebut. Apakah itu dari segi infrastruktur gedung ataukah dari segi pemberdayaan lingkungan. Pastikan pula Anda telah melakukan analisis dampak bisnis, sehingga Anda mampu memenuhi misi perusahaan dan terus beroperasi meskipun sesuatu yang tidak diinginkan terjadi.
5. Bagikan draft rencana tersebut
Ketika Anda telah menuliskan contingency plan, maka pastikan bahwa semua orang di organisasi memiliki salinannya. Sebaik apa pun rencana darurat yang Anda buat tidak akan efektif jika belum dikomunikasikan dengan baik. Pastikan semua orang tahu akan peran mereka masing-masing, dan bila diperlukan berikan pelatihan untuk hal tersebut. Hal ini akan mengurangi kemungkinan panik saat hal buruk terjadi pada perusahaan.
6. Uji rencana darurat tersebut
Anda dapat melakukan pengujian hemat biaya dengan melakukan pengujian dalam beberapa tahap. Jika suatu “area” terbukti cacat atau bertentangan dengan rencana darurat dari departemen lainnya, maka Anda bisa mengedit dan menguji ulang rencana tersebut.
7. Jalankan rencana tersebut
Anda telah membuat contingency plan dan telah menyebarkannya ke seluruh divisi perusahaan, maka langkah yang tidak kalah penting selanjutnya yaitu memastikan bahwa skenario yang telah disusun tersebut berjalan ketika diperlukan.
8. Lakukan peninjauan kembali
Bagaimana pun, contingency plan dapat ditinjau atau direvisi kembali untuk penyesuaian kondisi. Misalnya perubahan pada organisasi, karyawan, teknologi, dan sumber daya lainnya. Lakukanlah pembaruan contingency plan secara berkala.
9. Simpan contingency plan di tempat yang mudah dijangkau
Berikut ini beberapa kiat untuk menyimpan contingency plan dan memastikan bahwa rencana darurat Anda akan membantu saat terjadi masalah di antaranya,
a. Hindari menyimpan contingency plan hanya dalam bentuk digital. Jika daya padam dan Anda kehilangan data, maka Anda tidak akan bisa mengaksesnya kembali. Simpan dalam salinan kertas juga untuk berjaga-jaga.
b. Simpan salinan di dalam dan di luar kantor, pastikan ada staf yang dipercaya untuk mengakses contingency plan tersebut saat Anda melakukan perjalanan bisnis.
c. Selain itu, simpan contingency plan di tempat yang mudah diakses, aman dari kebakaran, atau banjir.
D. Contoh Contingency Plan (Rencana Cadangan)
Contingency plan sebenarnya dapat diterapkan dengan cara paling sederhana.
Contoh
Step by step saat pabrik EFG dalam kondisi darurat karena kebakaran, maka karyawan harus cepat dan sigap melakukan hal-hal di bawah ini.
1. Segera menghubungi nomor pemadam kebakaran (021) 783200005 untuk melaporkan adanya kebakaran tersebut.
2. Memberitahukan Ketua Tim Departemen yaitu Person In Charge (PIC).
3. Kondisi api harus diperiksa orang yang diberikan informasi dan orang bersangkutan yang memutuskan waktu pengungsian.
4. Apabila terjadi kebakaran kecil maka seluruh personil di area yang terkena inhalasi asap wajib dilakukan evakuasi.
5. PIC berusaha memadamkan api.
6. Apabila PIC tidak berhasil memadamkan api, maka PIC wajib memberi tanda alarm kebakaran dan melakukan evakuasi departemen.
7. Semua karyawan wajib dievakuasi dari gedung.
8. Semua karyawan wajib berada di titik kumpul yang sudah ditentukan dan diberi tanda khusus.
9. Ketika kebakaran terjadi, dilarang memfungsikan elevator.
10. Semua departemen memiliki Ketua dan Pemimpin Tim. Apabila saat terjadi kebakaran Ketua Tim tidak ada di tempat, maka tanggung jawab berada pada Pimpinan Tim ataupun Rekan Pimpinan.
11. Dalam hal Ketua Tim tidak ada, maka Pemimpin Tim atau Rekan Pimpinan bertanggung jawab terhadap semua personil yang ada dalam departemen. Serta bertugas membantu berjalannya evakuasi dari kantor departemen maupun dari dalam gedung.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Contingency Plan, Cara Menyusun dan Membuatnya, Serta Contohnya"