Pengertian Action Plan, Tujuan, Kriteria, Cara, dan Manfaatnya
 |
| Action Plan |
A. Pengertian Action Plan
Action plan (rencana tindakan) adalah rencana terperinci yang menguraikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai satu atau lebih tujuan. Action plan berperan sebagai alat bantu yang dapat memudahkan dalam mengatur tujuan apa yang akan dicapai, dan bagaimana cara, langkah-langkah tepat yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Bahkan agar lebih jelas, kita bisa mencatatkan waktu, kapan memulai langkah-langkah tersebut.
Kegunaan action plan di antaranya membantu menguraikan daftar tugas atau langkah-langkah yang perlu ditindaklanjuti untuk mencapai tujuan tersebut secara efisien, yaitu dengan membuat timeline untuk setiap langkah dalam prosesnya. Dengan begitu kita bisa menyelesaikan aktivitas, atau setiap tahapan dalam mencapai tujuan tersebut dengan urutan yang jelas, sehingga tidak ada langkah penting yang dilewatkan.
Dengan action plan kita juga bisa melihat semua langkah atau tugas yang harus dikerjakan, sehingga bisa dengan cepat memutuskan tugas mana yang harus diprioritaskan, didelegasikan atau dialihkan. Tidak hanya itu, action plan juga memudahkan untuk memantau setiap perkembangan dalam proses mencapai tujuan tersebut. Misalnya, dalam project management, action plan dapat membantu memantau agar proyek tetap berjalan sesuai jalan dan anggaran.
Kita juga bisa menggunakannya sebagai alat untuk menentukan dan memantau siapa sajakah yang harus bertanggung jawab dalam setiap tugas sehingga dapat menghindari keterlambatan atau kesalahan dalam proyek.
B. Tujuan Action Plan
1. Mengidentifikasi apa saja yang harus dilakukan
2. Menguji dan membuktikan bahwa:
a. Sasaran atau target dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan
b. Adanya kemampuan untuk mencapai target
c. Tersedianya sumber daya yang dibutuhkan
d. Informasi ataupun data yang dibutuhkan untuk mendukung tercapainya target atau sasaran perusahaan dapat diperoleh
e. Terdapat alternatif yang harus diperhatikan.
3. Memudahkan komunikasi antara masing-masing unit kerja dalam organisasi.
4. Mensupport pegawai atau stakeholders lain dalam organisasi untuk mencapai target organisasi.
C. Kriteria Action Plan yang Baik
Action plan yang dijalankan dengan baik dan efektif oleh perusahaan tentunya akan mempermudah pihak yang terkait untuk mencapai tujuan. Berikut ini beberapa kriteria bisa dikatakan baik di antaranya
1. Specific (spesifik). Dibuat haruslah spesifik atau jelas dan berkaitan dengan keadaan yang ingin diubah. Action plan perlu penjelasan secara pasti berapa Sumber Daya Manusia (SDM) yang dibutuhkan, apa saja syaratnya, bagaimana dan kapan mengkomunikasikannya.
2. Measurable (terukur). Action plan harus dapat menunjukkan apa yang sesungguhnya akan dicapai.
3. Attainable/achievable atau accepted (dapat dicapai atau diterima). Action plan harus dapat dicapai dengan teknik dan metode yang bisa dilakukan. Inisiatif strategis tersebut efektif dan tidak harus membutuhkan anggaran yang besar.
4. Realistic (nyata). Action plan harus sesuai (logic) dan bisa diterapkan di suatu organisasi atau di suatu wilayah dengan populasi yang menjadi target.
5. Time bound (sesuai waktu). Action plan dibutuhkan dengan target waktu tertentu atau sesuai dengan timing-nya agar kegiatan dapat berjalan efektif.
D. Cara Menyusun Action Plan
Menulis action plan bermanfaat untuk membuat perusahaan tetap fokus menggunakan kerangka kerja sederhana yang jelas. Berikut beberapa cara menyusun action plan yang baik di antaranya,
1. Tetapkan Tujuan
Setiap rencana harus dimulai dengan tujuan. Penetapan tujuan harus mengikuti konsep SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time bound). Dengan begitu, tujuan yang ditetapkan lebih mudah dan jelas untuk diraih serta terhindar dari kegagalan karena menetapkan target yang tidak realistis.
2. Buat Daftar Tindakan
Selanjutnya, buat daftar tugas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan. Proses ini memerlukan pembagian tujuan utama menjadi tujuan yang lebih kecil. Dengan demikian, tujuan akhir tampak tidak terlalu membebani dan lebih mudah diraih dengan cara yang teratur selangkah demi selangkah.
3. Atur Timeline dan Deadline
Selain menetapkan deadline atau tenggat waktu, perusahaan juga harus menerapkan timeline untuk menyelesaikan tugas dari setiap tugas. Penyusunan timeline yang tepat akan membantu konsistensi menuju tujuan perusahaan.
Misalkan, perusahaan Anda ingin meningkatkan traffic website sebesar 100% dalam waktu satu tahun melalui media sosial dan search engine. Tetapkan timeline untuk mencapai hasil yang untuk setiap tugas, seperti meningkatkan pengikut media sosial sebesar 30% dalam empat bulan dan membuat halaman pertama hasil pencarian web untuk kata kunci tertentu dalam enam bulan.
4. Tentukan Sumber Daya
Perusahaan yang mempunyai tugas dan project kompleks akan menetapkan tugas ke sejumlah orang. Nilai keterampilan dan kemampuan karyawan untuk menentukan siapa di antara mereka yang paling memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas. Kemudian, tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas tujuan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, seperti uang, peralatan, dan personel.
Misalnya, jika Anda mengelola campaign pemasaran, Anda perlu mencari tahu anggota staf mana yang paling kuat dalam perencanaan, content planning, pemasaran media sosial, dan SEO. Anda juga harus memiliki software atau platform yang mumpuni untuk menganalisis trafik dari campaign yang bersangkutan.
5. Memantau Perkembangan
Perusahaan dapat memantau perkembangan rencana dengan menggunakan pelaporan internal atau mengadakan meeting rutin. Dengan melakukan begitu, perusahaan dapat memahami bagaimana perkembangan atau kemajuan rencana. Pemantauan yang menyeluruh juga dapat mengidentifikasi hambatan atau kendala selama progress.
6. Evaluasi
Luangkan waktu untuk mengevaluasi kemajuan dari sebuah action plan. Evaluasi dapat membantu penentuan apakah perencanaan yang telah disusun sudah benar atau tidak. Akan terlihat dengan jelas bagaimana tugas-tugas yang tertinggal atau tertunda. Dengan begitu, perusahaan tidak akan mengulangi kesalahan yang sama dan dapat memperbaharui rencana di masa depan.
E. Manfaat Penting Action Plan
1. Sebagai Arahan dan Panduan Memulai Pekerjaan. Manfaat paling penting dari action plan yaitu menjadi panduan mengenai arahan pekerjaan yang harus dilakukan. Terkadang, kita lebih mudah untuk membayangkan dan menentukan tujuan. Namun, sering kali kita justru kebingungan untuk memulainya dan mewujudkan. Untuk itulah program kerja dibuat, berisi berbagai langkah pekerjaan yang harus dilakukan, kapan pekerjaan tersebut harus selesai, atau apa yang dibutuhkan. Hal ini akan menjadi panduan yang jelas sehingga kita tidak perlu bingung lagi saat dihadapkan dengan suatu tujuan.
2. Membuat Kita Lebih Fokus pada Pekerjaan. Manfaat lain yang bisa didapat dari membuat action plan yaitu menjadi lebih fokus pada pekerjaan dan juga tujuan.
3. Meningkatkan Komitmen pada Pekerjaan. Action plan dapat membantu kita lebih berkomitmen pada pekerjaan dan tujuan. Hal ini akan mendorong dan memotivasi kita untuk menjalankan semua rencana yang sudah dibuat terkait pekerjaan dan tujuannya.
4. Membantu Melihat Pencapaian Pekerjaan. Saat kita berusaha untuk mencapai tujuan dan menyelesaikan pekerjaan, tentu saja kita ingin tahu sejauh mana pekerjaan yang sudah kita selesaikan dari target yang dibuat. Jadi kita akan lebih mudah mengetahui seberapa jauh proggres yang telah dicapai.
5. Menentukan Skala Prioritas. Skala prioritas menjadi hal yang sangat penting, bahkan dalam kehidupan sehari-hari. Terlebih saat ada banyak daftar tugas atau pekerjaan yang harus kita selesaikan, skala prioritas dapat membantu kita menentukan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Dengan menentukan skala prioritas, pekerjaan akan lebih cepat dan mudah untuk dilakukan.
6. Mengurangi Stress dan Meningkatkan Motivasi. Menyelesaikan rentetan pekerjaan terkadang bisa membuat stress. Membuat action plan bisa bermanfaat untuk membantu mengurangi rasa stress dan meningkatkan motivasi. Hal ini karena kita akan tahu apa saja yang harus dilakukan dengan skala prioritas.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Action Plan, Tujuan, Kriteria, Cara, dan Manfaatnya"