Pengertian General Affair, Fungsi, Tugas, dan Klasifikasinya
 |
| General Affair (GA) |
A. Pengertian General Affair (GA)
General Affair (GA) adalah posisi dalam perusahaan yang berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional. General affair adalah supporting unit yang dibutuhkan perusahaan untuk mengurus berbagai hal keperluan instansinya baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. General affair bertugas memberikan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahaan baik dalam hal administrasi hingga pengelolaan pelayanan rutin perusahaan.
Ruang lingkup general affair juga bervariasi, umumnya mereka mengurus fasilitas yang berkaitan dengan maintenance gedung kantor, keperluan alat kantor, kendaraan kantor, keamanan kantor, perizinan kantor, kesehatan karyawan kantor, penerimaan tamu kantor, perundang-undangan kantor, gangguan kantor, permasalahan ketenagakerjaan dan kegiatan lainnya yang berhubungan dengan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya seperti pada program community development atau corporate social responsibility.
B. Fungsi General Affair (GA)
Beberapa fungsi general affair di antaranya,
1. Fungsi Pemeliharaan
General Affair memiliki fungsi mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. Misalnya, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan ruang meeting, training atau lobby penerimaan tamu perusahaan? Apakah keberadaan kantin diperlukan, dan siapa yang mengelolanya?
Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. Akan tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.
2. Fungsi Perawatan
Perawatan yang menjadi tanggung jawab GA meliputi aspek gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area perusahaan), dan perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical).
3. Membina Hubungan Baik
Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan. Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Selain itu, akan berdampak juga pada citra perusahaan di mata klien, hal tersebut tentunya akan mempengaruhi profit yang akan diterima.
4. Menciptakan SOP
Selanjutnya, GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada. Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya, dan membuat job description para karyawannya. Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.
5. Menyelenggarakan Survey Kepuasan
Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja. Survei ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
6. Menyiapkan Laporan Berkala
Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan.
7. Membantu Perizinan
Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Dapat juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.
C. Tugas General Affair (GA)
GA bertugas mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan. GA sebenarnya lebih berfokus pada pemberian pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.
GA memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang mencakup maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya. Berikut ini merupakan tugas General affair di dalam perusahaan di antaranya,
1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang
Barang atau aset di perusahaan kadang memiliki batas pemakaiannya sendiri-sendiri, misalnya printer atau Personal Computer (PC). Penggantian atau pembelian barang-barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang. Dalam pengadaan barang itu, seorang GA juga tidak asal beli melainkan melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian.
Tujuannya, agar pengadaan barang perusahaan masih bisa menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah biaya untuk pengadaan barang, maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan tersebut berjalan baik.
2. Bertanggung Jawab Pada Pembayaran dan Pembelian Rutin
Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen, GA juga bertugas melakukan pembelian rutin perusahaan. Misalnya, pembelian air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer, dan beberapa barang berkala lainnya. Tak hanya itu, GA juga memiliki tugas dalam pembayaran rutin, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pembayaran lainnya.
Dalam hal pembayaran rutin, GA bisa melakukan estimasi dana yang sudah terhitung tepat, karena biasanya pembayaran ini tidak jauh berbeda setiap bulannya. Umumnya, pada perusahaan besar, pembayaran rutin ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan sistem perusahaan.
3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian Sesuai Peraturan
Pekerja harian lepas dalam perusahaan menjadi tanggung jawab GA. Maka, GA memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian di luar gaji karyawan. Hal ini menjadi tugas GA dikarenakan gaji karyawan lepas akan masuk dalam keperluan bulanan kantor pada pembukuannya, yaitu untuk kebutuhan sumber daya manusia.
4. General Affair Bertugas Untuk Pemeliharaan Aset
Tak hanya melakukan pembelian barang, GA juga bertugas untuk memelihara dan mengawasi aset yang telah mereka beli. Hal ini bertujuan agar para pengguna atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya. Menjadi hal wajar jika GA seringkali bersikap ‘galak’ ketika ada karyawan yang tidak menjaga aset perusahaan.
Karena mereka lah yang bertanggung jawab saat terjadi kerusakan pada aset perusahaan.
5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
GA dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitu juga saat kantor membuka kantor cabang baru atau hanya sekedar melakukan renovasi. GA bertugas untuk melakukan pertimbangan mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai. Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.
D. Klasifikasi General Affair (GA)
Untuk menjadi general affair maka ada klasifikasi yang harus dipenuhi di antaranya,
1. Siap bekerja secara tim maupun individu
Untuk menjadi general affair maka seseorang diharapkan dapat bekerja baik secara tim maupun individu. Baik bekerja secara tim maupun individu memiliki peran, tugas dan tanggung jawabnya masing-masing yang harus dipenuhi dari seorang general affair. Untuk itu, seorang general affair harus siap jika ditugaskan bekerja secara tim maupun individu.
2. Standar pendidikan
Untuk menjadi seorang general affair maka ada standar pendidikan yang harus dipenuhi antara lain memiliki pendidikan minimal D3 dan S1. Akan tetapi, background pendidikan yang tepat masih dipertanyakan. Umumnya background pendidikan dari seorang general affair adalah seseorang yang merupakan lulusan pendidikan ekonomi dan bisnis. Untuk itu, jika ingin menjadi general affair maka pastikan kita menguasai pendidikan tersebut.
3. Terbiasa dengan administrasi dan manajemen
Menjadi seorang general affair haruslah mampu dan terbiasa dengan bidang administrasi dan manajemen. Tidak heran jika perusahaan seringkali menjadikan istilah tersebut dalam perekrutan karyawan. Hal ini dikarenakan kegiatan ini membutuhkan pengalaman dan kemampuan yang lebih.
4. Memahami SOP dan alur kerja perusahaan
Selain pendidikan dan terbiasa dengan administrasi dan manajemen, seorang general affair harus memahami SOP (standar operasional perusahaan) dan alur kerja perusahaan tersebut. Jika terjadi adanya pelanggaran maka seorang general affair harus sanggup menerima konsekuensinya termasuk mendapat kompensasi dari HRD yang bertugas di perusahaan tersebut.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian General Affair, Fungsi, Tugas, dan Klasifikasinya"