Pengertian Account Payable, Peran, dan Account Payable Staff
 |
| Account Payable |
A. Pengertian Account Payable (AP)
Account Payable (AP) atau hutang dagang adalah jumlah utang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang berasal dari pembelian barang atau jasa dari supplier atau vendor yang dilakukan secara kredit, yang harus segera dipenuhi dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Selain terjadi karena pembelian secara kredit, Account Payable (AP) juga dapat terjadi karena pembelian dilakukan dengan menggunakan sistem uang muka atau down payment atau bisa juga karena pembayaran dilakukan sebelum barang diterima / CBD (cash before delivery) oleh pihak pemesan.
Dalam dunia bisnis maupun investasi, Account Payable (AP) atau hutang dagang dapat disebut sebagai liabilitas dalam sebuah perusahaan. Account Payable (AP) tidak dicatat pada saat barang dagangan dipesan, melainkan dicatat pada saat kepemilikan atas barang dagangan yang telah dipesan tersebut telah beralih tangan kepada si pemesan atau barang dagangan sudah diterima oleh pihak pembeli tanpa adanya retur atas barang tersebut. Pada umumnya, Account Payable (AP) termasuk dalam akun hasil pembelian dalam catatan akuntansi.
B. Peran Account Payable (AP)
Peran account payable sangat penting bagi sebuah perusahaan. Akun ini perlu dicek secara teratur supaya perusahaan mengetahui dan memahami tanggung jawab yang harus diselesaikannya, yaitu membayar dan melunasi sisa utang. Supaya utang tidak menumpuk dan membuat perusahaan mengalami kerugian, sebaiknya utang segera dilunasi ketika barang diterima.
Selain meringankan beban, proses bisnis dengan pihak klien pun akan selalu lancar. Sayangnya, pencatatan account payable tak jarang mengalami kesalahan. Apabila kesalahan yang terjadi cukup fatal, hal ini dapat memperburuk situasi. Perusahaan kemungkinan akan mengalami kerugian. Di samping itu, hubungan dengan klien pun akan terganggu.
C. Account Payable Staff
1. Tugas Account Payable Staff
Biasanya, beberapa perusahaan ternama mempunyai staf khusus yang memiliki tanggung jawab mengelola account payable. Tapi untuk perusahaan kecil atau menengah umumnya pekerjaan ini menjadi tanggung jawab akuntan saja. Adapun tugas yang harus dilakukan oleh staff ada lima jenis di antaranya,
a. Berkoordinasi dengan Bagian Supply Chain
Seperti yang kita ketahui, kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak luar tentu akan melibatkan banyak orang, seperti divisi penjualan, vendor, purchasing, produksi, dan juga pergudangan. Untuk itu, staff yang bertanggung jawab dalam hal ini harus mampu melakukan koordinasi dengan seluruh pihak tersebut secara tepat. Koordinasi wajib dilakukan agar kegiatan pembelian yang dilakukan sesuai dengan rencana. Selain itu, seorang staff account payable juga wajib memahami siklus supply chain agar mampu memastikan bahwa barang yang sudah dibeli perusahaan bisa tiba di tujuan dengan selamat.
b. Analisa Kegiatan Pembelian
Biasanya, kegiatan pembelian yang dilakukan sudah tercatat di dalam dokumen khusus. Tapi, terkadang tetap ada kesalahan kecil atau besar di dalam pencatatan dokumen tersebut. Hal ini dinilai wajar karena pekerjaan tersebut masih dilakukan oleh manusia. Untuk itu, seorang staff account payable harus selalu melakukan pengecekan dokumen agar tidak terjadi kesalahan yang merugikan banyak pihak.
c. Pencatatan Kegiatan Pembelian
Seorang staff account payable juga memiliki tanggung jawab dalam melakukan pencatatan pada seluruh kegiatan pembelian. Cara ini dilakukan agar mampu memverifikasi jika terjadi kesalahan antara data di dalam dokumen dengan fakta yang ada di lapangan.
d. Pembayaran Pembelian yang Sudah Absah
Ketika pembelian sudah ditetapkan dan vendor pun sudah menyetujui, maka seorang staff account payable harus melakukan pembayaran. Setidaknya ada tiga jenis pembayaran yang bisa dipilih di antaranya,
a) Cash After Delivery (CAD), jenis pembayaran yang dilakukan ketika semua barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor ke pihak perusahaan. Nantinya, pihak perusahaan akan langsung melakukan pembayaran secara tunai.
b) Cash Before Delivery (CBD), seluruh pembayaran wajib dilunasi oleh perusahaan sebelum pihak vendor mengantarkan barang pesanan.
c) Pembayaran dua tahap, pada tahap pertama, perusahaan akan melakukan pembayaran sebagai tanda jadi, setelah itu perusahaan akan melunasi pembayaran saat seluruh barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor.
e. Buat Laporan dan Neraca Pembelian
Seorang staff account payable harus mencatat dan juga membuat laporan. Nantinya, laporan tersebut harus diserahkan oleh manajer atau supervisornya.
2. Tanggung Jawab Account Payable Staff
Selain tugas-tugas di atas, masih ada beberapa lagi tanggung jawab yang wajib dilaksanakan oleh account payable staff di antaranya,
a. Mengawasi dan memastikan bahwa arus kas perusahaan dalam posisi yang normal dan seimbang. Hal ini diwujudkan dengan melaksanakan tugas paling awal tadi, yaitu berkoordinasi dengan seluruh staff terkait.
b. Mengarsipkan seluruh dokumen yang terkait dengan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Staff juga perlu melakukan pengecekan terhadap semua arsip.
c. Memastikan bahwa semu aktivitas pembelian yang dilaksanakan oleh perusahaan didokumentasikan dalam bentuk laporan atau catatan.
d. Bertanggung jawab atas pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. AP staff ini pulalah yang melakukan diskusi dan perjanjian dengan vendor untuk menentukan sistem pembayaran yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
e. Membuat laporan pembelian yang sudah dilaksanakan perusahaan dalam periode tertentu yang menjadi pertanggungjawaban seorang staff terhadap supervisor atau manajer. Umumnya, laporan pembelian ini dibuat dalam periode bulanan dan mingguan.
3. Kualifikasi Account Payable Staff
Mereka yang dipilih untuk mengisi posisi staff account payable harus memiliki kualifikasi yang sesuai dengan job desk nya. Beberapa kualifikasi standar untuk posisi staff account payable di antaranya,
a. Lulusan S1 pada Program Akuntansi
b. Mempunyai pengalaman pada bidang account payable minimal satu tahun.
c. Mereka yang lulusan di bawah S1 diperkenankan untuk melakukan pendaftaran apabila sudah mempunyai pengalaman yang mumpuni.
d. Mampu berkomunikasi dalam bahasa asing atau minimal bahasa Inggris.
e. Mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Account Payable, Peran, dan Account Payable Staff"