Pengertian Invoice, Komponen, Fungsi, Jenis, dan Contohnya

Invoice (Faktur)

A. Pengertian Invoice (Faktur)
Invoice (Faktur/Tagihan) adalah sebuah dokumen yang berisi perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga dan hal-hal lain yang biasanya terkait dengan penagihan untuk pembayaran yang dikeluarkan penjual kepada pembeli. Faktur tagihan berisi rincian item yang dibeli, harga satuan, total harga dan tanggal pembelian.

Invoice (Faktur) tagihan biasanya dibuat dalam tiga rangkap. Lembar pertama diperuntukkan bagi pembeli bila telah melunasi tagihan, satu lembar salinan untuk arsip bagian penjualan, dan lembar ketiga digunakan sebagai laporan bagian keuangan. Lembar faktur tagihan merupakan bukti penjualan yang dilakukan secara kredit.

Setiap perusahaan mempunyai bentuk faktur yang berbeda, sesuai kebutuhan masing-masing. Secara umum sebuah faktur merupakan suatu bukti surat dagang yang memuat rincian dari barang-barang yang dikirim kepada pihak tertentu.

Invoice Menurut Para Ahli
1. Sugeng Hariyanto, invoice adalah dokumen yang berisi catatan detail tentang barang. Utamanya, produk yang sudah dibeli oleh pelanggan lengkap dengan harga yang disepakati bersama.
2. Andrian Sutedi, invoice adalah data-data rujukan dalam perdagangan. Di antaranya adalah jumlah penutupan asuransi dan wesel serta catatan detail bea masuk.

B. Komponen Invoice (Faktur)
Setiap perusahaan pasti memiliki format faktur yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Namun, ada beberapa komponen yang harus disertakan di dalam invoice agar informasi di dalamnya lengkap sesuai dengan purchase order dari pelanggan. Berikut beberapa komponen di dalam invoice di antaranya,
1. Nomor urut invoice
2. Purchase order/ nomor order
3. DO/ SJ atau kode nomor transaksi DO/ SJ
4. Detail barang
5. Sub Total
6. Diskon (bila ada)
7. Biaya pengiriman (bila ada)
8. Biaya PPN
9. Total Biaya

C. Fungsi Invoice (Faktur)
Secara umum kegunaan invoice adalah untuk menagih pembelian yang dilakukan oleh konsumen.
1. Sebagai informasi mengenai barang/ jasa yang dibeli konsumen
2. Sebagai informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen
3. Sebagai rujukan yang absah jika barang/ jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain
4. Sebagai rujukan yang absah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan
5. Pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai faktur pajak
6. Sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan

D. Jenis Invoice (Faktur)
Dokumen invoice dibagi menjadi beberapa jenis di antaranya,
1. Invoice Biasa, adalah dokumen penagihan hutang yang paling umum. Biasanya catatan ini digunakan untuk transaksi yang sederhana. Karena itulah, format surat juga simpel. Hanya berisi nama barang dan harga jualnya saja.
2. Invoice Proforma, disebut juga invoice sementara. Biasanya, surat ini diberikan ketika suplai produk masih belum rampung. Maka dari itu, ciri invoice jenis ini adalah diberikan kepada pembeli secara bertahap. Sebagai bukti, kalau sebagian produk sudah dikirimkan.
3. Invoice Konsuler, Jenis invoice yang paling eksklusif. Biasanya dokumen ini disertakan untuk transaksi besar kelas antar negara. Yang paling sering menggunakan dokumen ini adalah transaksi ekspor dan impor. Sedangkan syarat keluarnya invoice, harus ada persetujuan tertulis dari atase perdagangan dari negara yang bertransaksi.

E. Contoh Dokumen Invoice
Untuk memudahkan kamu dalam membuat format invoice, berikut ini kami berikan beberapa contoh invoice dalam berbagai format yang berbeda.
Contoh Invoice Jasa Penginapan