Pengertian Komunikasi Bisnis, Unsur, Tujuan, Fungsi, Teknik, dan Jenisnya
 |
| Komunikasi Bisnis |
A. Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal. Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Komunikasi ini dilakukan secara verbal ataupun non verbal dengan tujuan untuk membantu proses pengambilan keputusan pada suatu bisnis.
Komunikasi bisnis merupakan salah satu hal yang penting dalam menjalankan suatu bisnis atau perusahaan. Komunikasi bisnis merupakan upaya perusahaan dalam melakukan pertukaran ide-ide, gagasan dan opini setiap karyawan sehingga dapat terjadi komunikasi bisnis dua arah. Hal tersebut dipicu agar semakin meningkatkan motivasi bisnis dan kinerja dari perusahaan tersebut.
Komunikasi Bisnis Menurut Para Ahli
1. William Albig, komunikasi bisnis adalah pertukaran informasi, gagasan, pendapat, intruksi yang punya target tertentu yang dihidangkan secara personal maupun impersional melalui lambang atau sinyal.
2. Rosenbalt, komunikasi bisnis adalah suatu tindakan pertukaran informasi, ide/ opini, intruksi, dan sebagainya, yang disampaikan secara personal maupun non-personal melalui lambang dan sinyal untuk mencapai target perusahaan.
3. Djoko Purwanto, komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dipakai di dalam dunia bisnis yang termasuk berbagai macam bentuk komunikasi, baik itu verbal maupun non-verbal untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
4. Persing, pengertian komunikasi bisnis adalah proses penyampaian arti melalui lambang-lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang berhubungan dengan proses penyampaian dan penerimaan pesan, baik itu dalam bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal.
5. Katz, apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis sama halnya dengan adanya pertukaran ide, pesan dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial.
6. Philip Kolter, komunikasi bisnis adalah suatu kegiatan manusia yang ditujukan untuk memuaskan kebutuhan dan keinginan melalui proses pertukaran.
B. Unsur Komunikasi Bisnis
Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok di antaranya,
1. Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
2. Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
3. Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
4. Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
5. Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
6. Pencapaian tujuan organisasi. Salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.
C. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara garis besar, terdapat tiga tujuan utama dilakukannya komunikasi di dalam bisnis di antaranya,
1. Memberi Informasi (Informing)
Dalam hal ini, informasi yang dimaksud adalah hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas bisnis dengan berbagai pihak. Misalnya, seorang manajer marketing ingin meningkatkan penjualan produk baru, maka ia akan mencoba memasang iklan di berbagai media. Masing-masing media pun memiliki kelebihan dan kekurangan, baik dari sisi biayanya maupun dari sisi impact yang didapatkan. Cara penyampaian informasi di setiap media juga menjadi faktor penentu keberhasilan iklan tersebut.
2. Melakukan Persuasi (Persuading)
Persuasi adalah cara berkomunikasi yang digunakan untuk mempengaruhi dan meyakinkan orang lain. Persuasi sering dilakukan dalam aktivitas pemasaran agar orang lain terpengaruh dan membeli suatu produk, dan juga dalam penegasan konfirmasi pesanan konsumen agar tidak terjadi kesalahan pemesanan.
3. Melakukan Kolaborasi (Collaborating)
Kolaborasi adalah bentuk kerjasama, interaksi, kompromi pihak-pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung yang menerima akibat dan manfaat. Dengan adanya komunikasi yang baik maka kerjasama bisnis dapat dilakukan dengan lebih mudah. Komunikasi bisnis dapat dilakukan dengan berbagai media. Misalnya via telepon/ Smartphone, Chatting, Email, dan lain-lain.
D. Fungsi Komunikasi Bisnis
Secara umum, terdapat empat fungsi dari komunikasi di dalam bisnis di antaranya,
1. Fungsi Informatif. Dalam hal ini fungsi informatif digunakan oleh para manajer dan karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas mereka secara efisien. Beberapa informasi yang dibutuhkan terkait dengan beberapa hal berikut di antaranya,
a. Hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan (tujuan perusahaan, prosedur, peraturan, dan lainnya).
b. Standar kerja dan laba perusahaan.
c. Sosio emotional perusahaan secara umum.
2. Fungsi Regulatory. Komunikasi memiliki fungsi sebagai alat untuk mengendalikan dan mengatur jalannya suatu organisasi. Bentuk komunikasi ini dapat berupa perintah dan laporan.
3. Fungsi Persuasif. Fungsi persuasif berlangsung saat terjadi komunikasi dan interaksi antar karyawan, di mana tujuan komunikasi tersebut adalah agar orang lain dapat menerima ide seseorang.
4. Fungsi Integratif. Integrasi yang terjadi di dalam perusahaan akan membuat perusahaan tersebut dapat beroperasi secara terpadu dan utuh. Hal tersebut hanya bisa dilakukan bila komunikasi dan koordinasi di perusahaan berjalan dengan baik.
E. Teknik Komunikasi Bisnis
Terdapat tiga teknik utama dalam komunikasi bisnis, di mana perpaduan dari ketiga teknik tersebut akan membuat setiap orang dapat menangkap dan memahami pesan yang disampaikan dengan jelas di antaranya,
1. Teknik Komunikasi Verbal
Teknik ini digunakan untuk mendiskusikan sebuah gagasan atau ide, mengekspresikan opini, menjawab pesanan dan pendengar yang baik. Komunikasi verbal yang efektif yaitu tentang pesan yang disampaikan dapat diterima dan berani untuk mendapat sanggahan atau tanggapan terhadap pesan yang telah disampaikan. Sehingga, hal ini sangat penting untuk mengolah nada suara dan ekspresi wajah ketika menyampaikan pesan secara tatap muka(face to face) atau melalui telephone yang hanya mengolah nada suara. Berikut ini beberapa kegiatan yang membutuhkan komunikasi secara verbal di antaranya,
a. Rapat
b. Telepon resmi
c. Meeting proyek
d. Presentasi
2. Teknik Komunikasi Non-Verbal
Menurut data laporan psikologi komunikasi bahwa lebih dari 90% pesan disampaikan melalui komunikasi non-verbal, yaitu 55% bahasa tubuh, 38% nada bicara, dan 7% adalah kata yang disampaikan, data ini menunjukkan bahwa bahasa tubuh adalah hal penting ketika berinteraksi dengan rekan bisnis. Berkomunikasi menggunakan bahasa tubuh termasuk gerakan, gestur, dan postur, dan kontak mata merupakan hal penting dalam aspek komunikasi non-verbal.
Kontak mata menunjukkan apakah kamu tertarik dengan apa yang di bicarakan dan di dengarkan, tetap menjaga durasi selama kontak mata, karena jika terlalu lama bisa menimbulkan arti agresivitas. Sedangkan jika terlalu sebentar bisa menimbulkan arti kalau pembicaraan yang sedang terjadi kurang menarik. Dan masih banyak lagi komunikasi non-verbal dari gestur tubuh lainnya.
3. Komunikasi Tertulis
Email adalah salah satu contoh komunikasi tertulis paling mudah ditemui dalam komunikasi tertulis. Kebanyakan perusahaan menggunakan email atau media pesan elektronik lainnya untuk berkomunikasi dengan timnya. Meskipun email tampil lebih santai daripada surat biasa, email masih memiliki bobot yang sama tergantung bagaimana kamu menyampaikannya dan perusahaanmu rasakan. Hal-hal yang harus dipertimbangkan ketika berkomunikasi secara tertulis di antaranya,
a. Audience. Pikirkan tentang target audience yang akan membaca emailmu sebelum kamu kirim. Mengetahui audience akan membantumu untuk menambah nada pesanmu agar pesanmu lebih efektif.
b. Formalitas. Tingkat formalitas harus mengikuti sesuai dengan tingkat audience kamu, misalnya surat bisnis maka harus ditulis secara formal daripada email dengan teman atau keluarga. Kamu juga harus mempertimbangkan pemformatan dalam menulis email, karena hal tersebut menentukan jenis formalitasnya.
c. Gaya. Jenis gaya yang kamu gunakan dalam komunikasi tertulis tergantung keinginan yang kamu gunakan. Misalnya, email harus sesingkat mungkin.
F. Jenis Komunikasi Bisnis
Berikut beberapa jenis komunikasi bisnis berdasarkan beberapa kategori di antaranya,
1. Berdasarkan Jenis Media Informasi
a. Komunikasi Lisan. Komunikasi lisan ini termasuk dalam komunikasi verbal yang sangat populer dan dipakai dalam komunikasi sehari-hari antara sesama manusia. Adapun beberapa elemen penting yang mempengaruhi terjadi komunikasi lisan seperti pitch control, volume kecepatan dan kejelasan setiap kata-katanya. Jenis ini menggunakan media penyampaian secara lisan.
b. Komunikasi Tertulis. Komunikasi tertulis pastinya selalu menggunakan berbagi macam tanda atau simbol dalam penyampaiannya sehingga sangat diperlukan dalam dunia bisnis. Sudah banyak media yang dipergunakan dalam jenis komunikasi tertulis seperti surat elektronik, laporan keuangan, catatan dan lain-lainnya.
2. Berdasarkan Kondisi
a. Komunikasi Formal. Yang menjadi ciri khas dari komunikasi formal adalah komunikasi bisnis ini terjadi melalui saluran komunikasi organisasi resmi. Contohnya seperti surat tugas resmi dari kantor, surat keterangan untuk adakan rapat dan ucapan seorang manajer bertanya perihal tugas kantor pada bawahannya.
b. Komunikasi Informal. Komunikasi bisnis yang terjadi di luar komunikasi formal. Contohnya seperti adanya komunikasi antara manajer dan karyawan di saat jamuan makan siang bersama dan jamuan kopi bersama.
c. Komunikasi Non Informal. Komunikasi jenis ini biasanya dihubungkan dengan hal-hal yang bersifat pribadi tetapi dikomunikasikan di luar komunikasi formal dan di luar komunikasi non formal. Contohnya seperti curhatan hati manager kepada karyawan dengan tanpa melihat sebagai atasan bawahan tapi sebagai teman.
3. Berdasarkan Ruang Lingkup
a. Komunikasi Internal, adalah terjadinya pertukaran gagasan atau ide antar karyawan internal perusahaan saja. Komunikasi internal ini harus diterapkan dan dilaksanakan secara konsisten dengan beberapa periode bisa bersifat mingguan atau bulanan. Teknologi informasi dan komunikasi digunakan untuk mengirimkan surat elektronik atau menghubungkan sistem komunikasi internal seperti intranet yakni sistem internet yang dirancang khusus bagi internal perusahaan.
b. Komunikasi Eksternal, adalah komunikasi yang dilakukan antar cabang perusahaan tersebut. Beberapa perusahaan kini mulai menggunakan sistem teknologi untuk berkomunikasi dengan konsumen dan menjalankan e-commerce. Berkomunikasi dengan cabang lain melalui internet sebagai media komunikasi atau sistem yang sama dan menjalankan e-business. Adapun contoh komunikasi eksternal bersifat resmi seperti surat rapat, periklanan, pemasaran dan website. Dan komunikasi eksternal bersifat tidak resmi seperti external grapevine dan spionase industrial.
4. Berdasarkan Arah Tingkatan
a. Komunikasi Ke atas. Komunikasi ini dapat diilustrasikan arah tingkatan terjadi komunikasi dari bawah ke atas dengan kata lain dari bawahan sebagai pihak kurang berkuasa kepada atasan sebagai pihak berkuasa. Biasanya komunikasi ke atas seperti membicarakan mengenai komplain konsumen, mengenai kesalahan dalam proses produksi atau masalah-masalah yang berhubungan dengan etika berbisnis.
b. Komunikasi Ke bawah. Komunikasi ke bawah merupakan kebalikan dari komunikasi ke atas yang mana terjadi komunikasi dari pihak berkuasa (pimpinan) kepada pihak kurang berkuasa (bawahan). Seperti contohnya adanya instruksi bersifat urgen dari pimpinan kepada bawahan untuk cepat diproduksi. Pada dasarnya komunikasi jenis ini digunakan secara umum dalam perusahaan.
c. Komunikasi Ke samping atau Setingkat. Atau bisa dikenal dengan istilah komunikasi horizontal adalah adanya pertukaran informasi antar sesama karyawan atau staf dalam perusahaan. Komunikasi ini bagus untuk menghindari stagnasi dalam bekerja. Perusahaan bisa mengadakan acara office gathering atau family gathering setahun sekali.
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Komunikasi Bisnis, Unsur, Tujuan, Fungsi, Teknik, dan Jenisnya"