Pengertian Administrasi Perkantoran, Karakteristik, Tujuan, Ruang Lingkup, dan Fungsinya

Administrasi Perkantoran

A. Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran adalah serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik. Administrasi perkantoran meliputi semua kegiatan yang bersifat teknis dalam melaksanakan pekerjaan operatif, serta membantu kelancaran pengembangan organisasi.

Sementara tugas dari administrasi perkantoran adalah menangani keluhan pelanggan tentang kebijakan dan prosedur, serta merekrut atau memilih karyawan. Sehingga seseorang yang melakukan tugas ini biasanya disebut sebagai manajer kantor atau administrator kantor.

Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
1. George Terry, administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
2. Edwin Robinson dan William Leffingwell, administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
3. Suparjati, administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.
4. Arthur Granger, administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.
5. William Spriegel dan Ernest Daview, administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.

B. Karakteristik Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen, untuk memberikan informasi, memori, dan komunikasi organisasi. Dengannya dalam administrasi perkantoran terdapat karakteristik di antaranya,
1. Terdapat sekelompok orang
2. Adanya proses/usaha yang berkesinambungan
3. Terdapat Pembagian tugas
4. Adanya Bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
5. Terdapat Kerja sama
6. Memiliki Tujuan

C. Tujuan Administrasi Perkantoran
Secara umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.
1. Teknis. Memiliki manfaat dan daya guna.
2. Ekonomis. Harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
3. Psikologis. Memberikan kepuasan.

Terdapat beberapa tujuan administrasi perkantoran di antaranya,
1. Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
2. Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
3. Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
4. Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
5. Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
6. Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
7. Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai.
8. Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para pegawai.

D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Seorang administrator bertanggungjawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada. Ruang lingkup administrasi perkantoran meliputi di antaranya,
1. Aktivitas Kantor. Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran di antaranya,
a. Perencanaan Perkantoran (office planning)
b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
c. Pengarahan Perkantoran (office actuating)
d. Pengawasan Perkantoran (office controlling)

2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran. Beberapa sarana/ fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran di antaranya,
a. Lokasi kantor
b. Gedung
c. Peralatan
d. Interior
e. Mesin-Mesin Kantor

E. Fungsi Administrasi Perkantoran
Terdapat lima jenis fungsi pendukung administratif perkantoran menurut Quible (2001) di antaranya,
1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang mumpuni.
3. Fungsi Analis, yaitu fungsi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif guna memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
4. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang penilaian analisis sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu dan berkomunikasi dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi yang memerlukan perencanaan, pengukuran, serta memberikan motivasi. 

Dari berbagai sumber

Download

Aletheia Rabbani “Barang siapa yang tidak mampu menahan lelahnya belajar, maka ia harus mampu menahan perihnya kebodohan” _ Imam As-Syafi’i

Share :