Pengertian Pengorganisasian, Prinsip, Tujuan, Tahapan, Proses, Prosedur, dan Manfaatnya
 |
| Pengorganisasian |
A. Pengertian Pengorganisasian (Organizing)
Istilah organisasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah kesatuan (susunan dan sebagainya) yang terdiri atas bagian-bagian (orang dan sebagainya) dalam perkumpulan dan sebagainya untuk tujuan tertentu. Mengorganisasi adalah mengatur dan menyusun bagian (orang dan sebagainya) sehingga seluruhnya menjadi suatu kesatuan yang teratur. Sementara pengorganisasian adalah proses, cara, perbuatan untuk mengorganisasi.
Demikian pengorganisasian adalah suatu proses untuk penentuan, pengelompokan, pengaturan dan pembentukan pola hubungan kerja dari orang-orang untuk mencapai tujuan organisasinya. Dalam organisasi, persiapan struktur organisasi sangat penting sehingga setiap orang dalam organisasi mengetahui tugas atau tanggung jawab, tugas, hak dan wewenang mereka dengan tepat.
Pengorganisasian (Organizing) Menurut Para Ahli
Schermerhorn (1996:218), pengorganisasian adalah proses mengatur orang-orang dan sumber daya lainnya untuk bekerja ke arah tujuan bersama. Dalam pengorganisasian, penyusunan struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting agar setiap orang yang berada dalam organisasi tersebut mengetahui dengan jelas tugas atau pekerjaan, tanggung jawab, hak dan wewenang mereka.
B. Prinsip Pengorganisasian (Organizing Principles)
Untuk dapat melakukan fungsi pengorganisasian secara efektif, seorang manajer sebaiknya memiliki pedoman tertentu sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan bertindak sesuai dengan keputusan yang diambil tersebut di antaranya,
1. Prinsip Spesialisasi kerja (Work Specialization)
Prinsip ini sering disebut juga prinsip pembagian kerja atau division of work, ada juga yang menyebutnya division of labour. Spesialisasi kerja adalah pembagian tugas-tugas atau pekerjaan yang kompleks menjadi beberapa sub-pekerjaan atau bagian kepada karyawannya. Setiap karyawan dilatih untuk melakukan tugas-tugas tertentu yang berkaitan dengan spesialisasinya sehingga mereka memiliki kualifikasi dan kemampuan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang diberikan tersebut.
Keuntungan dari spesialisasi pekerjaan atau pembagian kerja ini adalah meningkatkannya produktivitas dan dapat melakukan pekerjaan dengan efisien karena setiap karyawan melakukan tugas yang sama setiap harinya sehingga kecepatan kerja dan kualitas kerja dapat terjaga dengan baik. Namun di sisi lain, ketergantungan organisasi terhadap karyawan tersebut akan menjadi sangat tinggi dan juga menimbulkan kebosanan karyawan akan rutinitas pekerjaan yang sama dan berulang-ulang. Kebosanan karyawan tersebut lama kelamaan akan dapat menyebabkan tingginya tingkat ketidakhadiran (absen) dan tingkat pergantian tenaga kerja (employee turnover) yang tinggi juga. Oleh karena itu, banyak perusahaan/organisasi yang melakukan rotasi pekerjaan untuk mengurangi ketergantungan pada orang-orang tertentu dan untuk menghindari kebosanan akan rutinitas yang sama dan berulang-ulang.
2. Prinsip Otoritas atau Wewenang (Authority)
Otoritas atau wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, membuat keputusan, memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu (atau tidak melakukan sesuatu), dan hak untuk mengalokasikan sumber daya atas nama organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan prinsip ini, semua fungsi, tugas, wewenang dan hubungan antara manajer dan bawahannya harus didefinisikan dan ditentukan secara jelas. Pengklasifikasian hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) dapat membantu organisasi mencapai koordinasi yang lebih baik dan lebih efektif.
3. Prinsip Rantai Komando (Chain of Command)
Rantai Komando merupakan konsep penting untuk membangun suatu struktur organisasi yang kuat. Rantai Komando atau chain of command dapat diartikan sebagai garis kewenangan tanpa putus yang membentang dari puncak manajemen ke karyawan level terendah serta menjelaskan siapa yang harus bertanggung jawab dan melapor kepada siapa. Jadi pada dasarnya dapat dikatakan bahwa Rantai Komando adalah aliran pelaporan. Misalnya seorang Operator produksi harus melapor ke Leader Produksi, Leader produksi harus melapor ke Supervisor produksi, kemudian Supervisor produksi harus melapor ke Manajer dan Manajer Produksi harus melapor ke Direktur Operasional.
Tanggung jawab dan garis kewenangan tanpa putus ini berdasarkan dua prinsip penting yaitu unity of command (kesatuan komando) dan scalar chain (Jenjang berangkai). Berdasarkan Prinsip Kesatuan Komando, Karyawan seharusnya hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan juga bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Jika terlalu banyak Atasan yang memberikan perintah, karyawan yang bersangkutan akan sulit untuk membedakan prioritasnya. Hal ini juga akan menimbulkan kebingungan dan tidak fokus pada tugas yang diberikannya. Sedangkan scalar chain adalah garis vertikal wewenang dari atas sampai ke bawah. Setiap karyawan harus menyadari posisi mereka di dalam Hierarki Organisasi. Garis wewenang ini akan menunjukkan apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya.
4. Prinsip Pendelegasian Wewenang (Delegation)
Pendelegasian wewenang merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi. Tanpa adanya pendelegasian wewenang, seorang manajer harus mengerjakan sendiri semua pekerjaannya. Keberhasilan seorang manajer pada dasarnya sangat tergantung pada kemampuannya untuk mendelegasikan wewenang dan pekerjaan kepada bawahannya. Pendelegasian wewenang dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dari seorang manajer kepada bawahannya untuk melakukan sesuatu atau wewenang untuk pengambilan suatu keputusan.
5. Prinsip Rentang Kendali (Span of Control)
Rentang kendali (span of control) atau sering disebut juga dengan rentang manajemen (span of management) adalah Jumlah Karyawan atau bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang atasan dalam satu waktu, atasan yang dimaksud tersebut dapat berupa seorang Supervisor ataupun Manajer.Rentang kendali ini sangat penting dalam mengetahui desain dan dinamika kelompok pada organisasi yang bersangkutan. Rentang kendali pada suatu unit kerja (departement) dapat berbeda dengan unit kerja lainnya meskipun dalam satu organisasi yang sama.
Tidak ada angka atau jumlah yang pasti terhadap rentang kendali ini, hal ini karena setiap organisasi memiliki desain dan bentuk yang berbeda-beda juga. Di samping itu, pengalaman dan kepribadian manajer serta kemampuan dan perilaku bawahan juga mempengaruhi jumlah rentang kendali ini. Rentang kendali yang sempit akan mempermudah seorang manajer untuk melakukan supervisi terhadap bawahannya dan memperlancar komunikasi dengan bawahannya, sedangkan rentang kendali yang lebar dapat memberikan kesempatan yang lebih banyak kepada bawahannya dan melatih bawahannya lebih independen/mandiri.
C. Tujuan Pengorganisasian (Organizing)
Tujuan Pengorganisasian adalah agar pembagian kerja dapat dilakukan dengan penuh tanggung jawab. Pembagian tugas diharapkan dapat meningkatkan keterampilan masing-masing anggota organisasi (spesialisasi) dalam mengelola tugas yang ditugaskan. Jika organisasi dijalankan dengan kejam dan tidak sesuai dengan bidang keahliannya, bukan tidak mungkin akan menyebabkan kesalahan dalam pelaksanaan pekerjaan.
1. Membantu Koordinasi, tetapkan unit kerja secara terkoordinasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan mudah dan efektif. Diperlukan koordinasi ketika memisahkan unit kerja yang terpisah dan bukan dari jenis yang sama tetapi merupakan bagian dari suatu organisasi.
2. Memperlancar Pengawasan, dukung pengawasan dengan menunjuk anggota manajer yang kompeten di setiap unit organisasi. Oleh karena itu, sebuah unit dapat ditempatkan di seluruh organisasi sedemikian rupa sehingga tujuan kerjanya tercapai bahkan di posisi yang berbeda. Unit kontrol yang identik dapat diintegrasikan dalam sistem pemantauan terintegrasi yang identik.
3. Maksimalisasi Manfaat Spesialisasi, membantu seseorang menjadi lebih berpengalaman dalam profesi tertentu. Spesialisasi ahli memungkinkan produk berkualitas tinggi untuk diproduksi sehingga manfaat produk memastikan kepuasan dan memenangkan kepercayaan dari komunitas pengguna.
4. Penghematan Biaya, pertimbangan tentang peningkatan efisiensi. Oleh karena itu, para pelaku organisasi akan berhati-hati setiap kali mereka menambahkan unit kerja baru yang juga mencakup penambahan tenaga kerja yang membutuhkan jumlah tambahan upah yang relatif besar. Penambahan unit kerja harus dipertimbangkan berdasarkan pada nilai kontribusi pekerja baru untuk menekan upah yang berlebihan.
5. Meningkatkan Kerukunan Hubungan Antar Manusia, setiap karyawan di antara unit-unit kerja dapat bekerja secara komplementer, mengurangi kebosanan, mempromosikan perasaan saling menderita dan mengurangi pendekatan materialistis. Untuk melakukan ini, manajer harus mampu mempertahankan pendekatan sosial dengan menyampaikan rasa solidaritas dan berusaha memuaskan dan menyelesaikan perbedaan individu.
D. Tahapan Pengorganisasian (Organizing)
1. Tahap Kreativitas
a. Orientasi menuju keterampilan operasional dan kewirausahaan
b. Organisasi ini berfokus pada produksi dan pemasaran
c. Jenis komunikasi non-formal
d. Jam kerja yang relatif panjang dengan bonus yang lebih banyak
e. Kegiatan organisasi dikelola berdasarkan umpan balik pada kondisi pasar atau reaksi konsumen.
2. Tahap Pengarahan
a. Organisasi fungsional memisahkan produksi dan pemasaran
b. Penentuan karyawan didasarkan pada spesialisasi
c. Pengiriman produksi dan pembelian dikendalikan oleh sistem akuntansi yang baik
d. Standar beban kerja, sistem insentif dan persiapan anggaran telah diadopsi
e. Komunikasi menjadi semakin formal sesuai dengan hierarki posisi
f. Fungsi kepemimpinan mulai memainkan peran pada tahap ini.
3. Tahap Pendelegasian
a. Tanggung jawab karyawan meningkat
b. Pusat laba dan bonus sebagai sarana meningkatkan motivasi karyawan
c. Komunikasi antara atasan dan bawahan semakin langka melalui media surat, surat edaran, buletin atau bentuk komunikasi tertulis, yang semakin banyak digunakan
d. Moral karyawan meningkat dengan delegasi
e. Promosikan perluasan pasar sehingga karyawan dapat menilai kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.
4. Tahap Koordinasi
a. Fungsi perencanaan digunakan secara formal dan selalu direvisi
b. Kegiatan organisasi produktif
c. Staf penelitian dan pengawas dipekerjakan untuk memperkuat kantor pusat
d. Biaya dihitung dengan cermat
e. Unit operasional akan menjadi pusat pendapatan secara ekonomi. Pemrosesan data biasanya terpusat untuk membuat proses pengambilan keputusan lebih mudah dan lebih cepat.
E. Proses Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian dilakukan dalam beberapa fase di antaranya,
1. Mengacu pada Rencana dan Tujuan Manajemen
Proses organisasi dalam manajemen dimulai dari rencana dan tujuan. Yang disatukan sebelumnya. Dan jangan lupa bahwa fungsi organisasi ini adalah pelaksanaan rencana dan tujuan yang diinginkan sebelumnya. Fase ini adalah fase pertama dalam implementasi rencana manajemen. Desain fungsi organisasi dipengaruhi dan disesuaikan dengan perencanaan. Arah organisasi ditentukan di sini. Setiap karyawan harus memahami tujuan manajemen. Tanpa pengecualian. Jadi arahnya benar. Bekerja dengan efektif. Ini bertujuan agar biaya yang dikeluarkan rendah.
2. Menentukan Tugas Utama
Rencana dan tujuan telah tercapai. Inilah saatnya mengidentifikasi dan menentukan tugas-tugas utama organisasi. Manajemen memiliki banyak tingkatan dan memiliki subbagian. Perusahaan memiliki manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen operasional. Dan manajer sekunder lainnya. Di tingkat lain atau tingkat manajemen. Dalam fase ini, tugas utama dari setiap bagian manajemen ditentukan. Tugas yang ditentukan berbeda. Ditentukan oleh bidang yang membangun struktur perusahaan. Jadi garisnya jelas, otoritas Anda jelas dan tanggung jawabnya juga jelas.
3. Membagi Tugas kepada Individu
Fase ini sangat penting. Eksekutif rencana itu adalah seorang individu. Keberhasilan Anda ditentukan oleh orang yang mengelolanya. Kesalahan identifikasi orang Risiko kebangkrutan lebih besar. Anda harus berhati-hati di bagian ini. Setiap karya harus dipresentasikan kepada para ahli yang memiliki rekam jejak yang diperlukan dan juga pengalamannya. Dari pekerjaan besar ke pekerjaan kecil harus dilakukan oleh orang yang tepat. Jangan menyerah sampai Anda bertaruh. Fungsi organisasi Ini juga berarti pendelegasian kekuasaan. Bagi orang yang dianggap mampu menyelesaikan tugas yang ditugaskan.
4. Mengalokasikan Sumber Daya
Tugas sudah ditentukan, orangnya juga sudah di tunjuk. Sekarang adalah waktu untuk mengalokasikan sumber daya perusahaan. Untuk dimanfaatkan, digunakan, dan menawarkan manfaat semaksimal mungkin. Semuanya ditugaskan secara tepat dan menawarkan manfaat bisnis Lakukan apapun, terserah. Yang penting sesuai dengan perencanaan, yang penting sesuai dengan kegiatan, yang penting bisa menghasilkan. Dan mereka yang menggunakan sumber daya adalah karyawan individu yang disebutkan di atas.
5. Evaluasi Strategi Pengorganisasian
Evaluasi adalah langkah terakhir. Akankah strategi organisasi berjalan sesuai rencana? Apakah ada penyimpangan? Apakah ada perubahan? Atau apakah strategi organisasi dikembangkan langsung pada penyebab masalah? Ini adalah titik evaluasi. Lihatlah apa yang terjadi lagi dan mengantisipasi apa yang akan terjadi dan semua hal buruk bisa terjadi. Terkadang tanpa alasan tiba-tiba situasinya berubah, dramatis, sesuatu yang belum dipikirkan sebelumnya. Yang berarti mengatur strategi tidak cocok atau bisa disebut gagal.
F. Prosedur Pengorganisasian (Organizing)
1. Rincian semua pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pembagian total beban kerja menjadi kegiatan yang secara logis dapat dilakukan oleh satu orang. Pembagian kerja seharusnya tidak terlalu sulit untuk tidak diselesaikan atau terlalu mudah untuk menyisakan waktu untuk pengangguran, tidak efisien dan biaya yang tidak perlu.
3. Akuisisi dan pengembangan mekanisme untuk mengoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam unit yang terintegrasi dan harmonis. Mekanisme koordinasi ini akan mengingatkan anggota organisasi tentang tujuan organisasi dan mengurangi ketidakefisienan dan konflik destruktif.
G. Manfaat Pengorganisasian (Organizing)
1. Fasilitasi koordinasi antara para pihak dalam kelompok
2. Pembagian tugas sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini
3. Semua orang tahu apa yang sedang dilakukan
4. Sederhanakan pemantauan
5. Maksimalkan manfaat spesialisasi
6. Efisiensi biaya
7. Hubungan antar individu menjadi lebih harmonis
Dari berbagai sumber
Post a Comment for "Pengertian Pengorganisasian, Prinsip, Tujuan, Tahapan, Proses, Prosedur, dan Manfaatnya"